The essence of Change Management in Projects is crystal clear: it exists to guarantee that transformations yield their desired fruits and consequences by effectively navigating the human dimension of change, which is pivotal for success.

Định nghĩa về Quản lý thay đổi trong dự án là gì?

Quản lý thay đổi trong dự án bao gồm các công cụ và phương pháp được sử dụng để điều hướng các quá trình chuyển đổi trong dự án và nhóm của dự án.

Để nắm bắt được bản chất của quản lý thay đổi, điều cần thiết là phải mổ xẻ nó thành các thành phần cơ bản: thay đổi và quản lý dự án:

Thay đổi: Điều này bao gồm bất kỳ thay đổi hoặc ảnh hưởng nào tác động đến dự án, nhiệm vụ, quy trình, cơ cấu hoặc thậm chí vai trò công việc.

Quản lý dự án: Điều này liên quan đến việc điều phối một nhóm dự án và giám sát nỗ lực của họ để đạt được mục tiêu dự án.

Quy trình quản lý thay đổi thường có sự tham gia của người quản lý dự án cùng với nhóm quản lý thay đổi chuyên trách. Người quản lý giám sát nỗ lực của các thành viên trong nhóm để tích hợp liền mạch sự thay đổi vào thói quen của họ và đạt được các mục tiêu tổng thể của dự án. Nhiệm vụ của nhóm có thể đòi hỏi phải liên lạc với các bên liên quan, thiết kế các sáng kiến đào tạo và giám sát mức độ tham gia.

Trong lĩnh vực quản lý dự án, quản lý thay đổi kết hợp lĩnh vực thay đổi và quản lý con người (bao gồm các nhóm và các bên liên quan) để thực hiện thay đổi một cách hiệu quả. Tác động của nó tác động sâu sắc đến động lực của nhân viên và hiệu suất của các nhóm.

Ưu điểm của quản lý thay đổi trong dự án

Quản lý Thay đổi trong Dự án nâng cao đáng kể khả năng thành công của dự án và sự thịnh vượng của tổ chức thông qua:

1. Giảm thiểu gián đoạn: Quản lý thay đổi trong dự án vốn có nguy cơ gián đoạn, có khả năng dẫn đến thất bại và phức tạp. Quản lý thay đổi có tác dụng giảm thiểu những gián đoạn này, đảm bảo hoạt động liền mạch của các dự án đang diễn ra và chức năng duy trì của công ty trong suốt và sau giai đoạn chuyển đổi.
2. Thúc đẩy sự chấp nhận và hội nhập: Việc các bên liên quan phản đối sự thay đổi là một trở ngại chung. Quản lý thay đổi giải quyết một cách khéo léo sự kháng cự này, đặc biệt là trong các dự án liên quan đến thay đổi quy trình làm việc, quy trình hoặc công nghệ. Thành công trong những dự án như vậy phụ thuộc vào việc đảm bảo được sự đồng tình của những người bị ảnh hưởng, một kỳ tích mà việc quản lý thay đổi hiệu quả dễ dàng đạt được.
3. Nâng cao hiệu suất của nhóm: Nếu không có biện pháp quản lý thay đổi hiệu quả, hiệu suất của nhân viên sẽ bị ảnh hưởng cả trong các dự án riêng lẻ và trên toàn tổ chức. Quản lý thay đổi hiệu quả không chỉ duy trì mà còn nâng cao hiệu suất bằng cách cung cấp hỗ trợ quan trọng cho nhân viên trong quá trình chuyển đổi.
4. Nuôi dưỡng một nền văn hóa thích ứng: Quản lý thay đổi trong các dự án nuôi dưỡng một nền văn hóa cải tiến liên tục và khả năng thích ứng, những thuộc tính quan trọng cho sự tồn tại lâu dài của tổ chức. Bằng cách thúc đẩy sự cởi mở với các phương pháp mới và tăng cường khả năng thích ứng, quản lý thay đổi trang bị cho công ty để điều hướng sự thay đổi một cách liền mạch, củng cố khả năng phục hồi trước các lực lượng gây rối.

Quản lý thay đổi trong dự án so với quản lý dự án: Sự khác biệt là gì?

Mặc dù quản lý thay đổi và quản lý dự án có chung mục tiêu là đạt được các kết quả cụ thể nhưng họ tiếp cận mục tiêu đó từ những quan điểm thuận lợi khác biệt.

Quản lý dự án tập trung vào việc thực hiện một sáng kiến ​​đã xác định trong các thông số được xác định trước như phạm vi, nguồn lực và ngân sách. Nó bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo các nguồn lực để đạt được các mục tiêu của dự án trong một khoảng thời gian nhất định.

Ngược lại, quản lý thay đổi là một cách tiếp cận có cấu trúc để điều hướng việc chuyển đổi các mục tiêu hoặc quy trình của tổ chức. Nó có thể hoạt động trong phạm vi quản lý dự án hoặc tồn tại như một bộ môn độc lập. Quản lý thay đổi đưa ra các chiến lược để bắt đầu, kiểm soát và tạo điều kiện thích ứng với thay đổi.

Để minh họa sự tương tác giữa quản lý dự án và Quản lý thay đổi trong dự án, hãy coi quản lý trước là đảm bảo cung cấp giải pháp kỹ thuật kịp thời và phù hợp với ngân sách, trong khi quản lý sau tập trung vào việc hỗ trợ triển khai suôn sẻ và lợi ích lâu dài của những thay đổi trong dự án hoặc tổ chức.

Ví dụ, trong bối cảnh triển khai hệ thống Hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) trong bệnh viện, ban quản lý dự án sẽ đảm bảo hệ thống được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bệnh viện. Trong khi đó, quản lý thay đổi sẽ giám sát quá trình đào tạo và đào tạo nhân viên bệnh viện một cách liền mạch để đảm bảo áp dụng rộng rãi và nâng cao hiệu suất trong toàn tổ chức.

Các loại quản lý thay đổi trong dự án

Trong bối cảnh tổ chức, Quản lý thay đổi trong dự án có thể được phân thành nhiều loại khác nhau, đưa ra các phương pháp tiếp cận có thể thích ứng phù hợp với các khía cạnh đa dạng của quản lý dự án. Bốn loại chính thường được công nhận:

1. Dự kiến: Phương pháp này đòi hỏi phải chủ động lập kế hoạch cho những thay đổi dự kiến ​​sẽ xảy ra trong tương lai. Các nhà quản lý dự án dự báo trước các tình huống có thể xảy ra và thiết lập các biện pháp chuẩn bị trước. Ví dụ, việc phát triển chiến lược quản lý thay đổi khi một nhân viên cấp cao chủ chốt từ chức sẽ dự đoán trước sự chuyển đổi không thể tránh khỏi và tạo điều kiện cho quá trình bàn giao suôn sẻ.
2. Phản ứng: Được sử dụng để ứng phó với các sự kiện không lường trước hoặc tình huống khủng hoảng, cách tiếp cận phản ứng để quản lý thay đổi đòi hỏi phải hành động nhanh chóng mà không cần tốn nhiều thời gian lập kế hoạch. Mặc dù không lý tưởng nhưng việc quản lý thay đổi mang tính phản ứng trở nên cấp thiết trong các tình huống khẩn cấp, đòi hỏi người quản lý dự án phải đưa ra quyết định nhanh chóng, ngay tại chỗ để giải quyết các thách thức mới nổi một cách hiệu quả.
3. Gia tăng: Đặc trưng bởi việc đưa ra dần dần các thay đổi trong một thời gian dài, quản lý thay đổi gia tăng liên quan đến việc tích hợp liên tục các sửa đổi nhỏ. Phương pháp này giống như việc lặp đi lặp lại việc bổ sung các tính năng mới vào ứng dụng hiện có, với mỗi thay đổi sẽ góp phần tăng dần vào quá trình phát triển dự án. Tuy nhiên, cần phải thận trọng để ngăn chặn những thay đổi gia tăng này lên đến đỉnh điểm trong phạm vi quản lý dự án.
4. Chiến lược: Những thay đổi này bao gồm những thay đổi đáng kể có thể tác động đến quỹ đạo tổng thể của một tổ chức. Các sáng kiến quản lý thay đổi chiến lược đòi hỏi những nỗ lực mang tính chuyển đổi nhằm xác định lại phương hướng và mục tiêu của tổ chức. Ví dụ, việc triển khai các công nghệ đột phá đòi hỏi phải xem xét lại cơ bản kế hoạch dự án ban đầu thể hiện sự thay đổi chiến lược trong quản lý dự án, ảnh hưởng đến tiến trình dài hạn của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của quản lý thay đổi trong dự án

Quản lý Thay đổi trong Dự án có tầm quan trọng đặc biệt trong lĩnh vực năng động của quản lý dự án, trong đó sự nhanh nhẹn và khả năng thích ứng là những thuộc tính không thể thiếu.

Thứ nhất, trong bối cảnh quản lý dự án có nhịp độ nhanh, nơi mà sự thay đổi có thể xảy ra nhanh chóng và bất ngờ, quản lý thay đổi nổi lên như một khả năng quan trọng. Người quản lý dự án phải có sự nhanh nhẹn để điều hướng những biến động này một cách thành thạo, đảm bảo các dự án vẫn đi đúng hướng bất chấp hoàn cảnh phát triển.

Hơn nữa, việc thiết lập một khuôn khổ quản lý thay đổi có cấu trúc là bắt buộc để thúc đẩy sự gắn kết và định hướng giữa các thành viên trong nhóm khi đối mặt với sự thay đổi. Việc cung cấp các hướng dẫn rõ ràng cho phép các thành viên trong nhóm phản ứng hiệu quả với sự thay đổi trong khi vẫn phù hợp với các mục tiêu của dự án. Như Tạp chí Phố Wall đã nhấn mạnh, quản lý thay đổi hiệu quả sẽ tạo ra một môi trường nơi nhân viên nắm bắt các công nghệ và định hướng mới, từ đó củng cố mức độ phù hợp của công ty và nâng cao khả năng thành công của dự án.

Thật vậy, tầm quan trọng của quản lý thay đổi vượt xa những biến đổi đơn thuần về tổ chức, mở rộng ảnh hưởng của nó đến những chi tiết vụn vặt trong hoạt động hàng ngày và quản lý dự án.

Tóm lại, Quản lý Thay đổi trong Dự án đóng vai trò là mấu chốt tạo nên sự thành công của tổ chức, đan xen các sợi chỉ về khả năng thích ứng, sự rõ ràng và sự liên kết. Tầm quan trọng của nó vang dội trên tất cả các khía cạnh hoạt động, từ nhịp độ thực hiện nhiệm vụ hàng ngày đến việc điều phối các sáng kiến chiến lược. Bằng cách coi quản lý thay đổi như một chất xúc tác chủ động cho khả năng phục hồi và tăng trưởng, các tổ chức tự trao quyền cho mình để điều hướng bối cảnh kinh doanh không ngừng phát triển với sự tự tin và hiệu quả, đảm bảo không chỉ sự tồn tại mà còn phát triển khi đối mặt với những thách thức năng động.

Khi bạn bắt đầu hành trình quản lý dự án xuất sắc, hãy cân nhắc tận dụng các giải pháp toàn diện được cung cấp bởi Asia Pacific Projects. Dịch vụ quản lý dự án của chúng tôi được thiết kế để tích hợp liền mạch với các chiến lược quản lý thay đổi của bạn, cung cấp các công cụ và hỗ trợ bạn cần để thúc đẩy thành công ở mọi giai đoạn của dự án. Trải nghiệm sức mạnh của việc quản lý dự án hợp lý với các Dự án Châu Á Thái Bình Dương và nâng tổ chức của bạn lên tầm cao mới về hiệu quả và thành tích.

Vui lòng gửi thông tin hoặc yêu cầu cần tư vấn cho Asia Pacific Projects qua:

NGUYỄN THỊ HIẾU | Quan hệ địa phương

Số điện thoại: +84 918 331 489

Email: hieu.nguyen@appmvn.com