Một dự phòng xây dựng là một khoản tiền được xác định trước để phân bổ cho các chi phí không lường trước được có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án xây dựng. Quản lý rủi ro là rất quan trọng trong ngành xây dựng và việc đưa dự phòng xây dựng vào ngân sách là một bước thiết yếu để bảo vệ trước những tình huống bất ngờ. 

Dự phòng xây dựng là gì?

Một dự phòng xây dựng là một khoản tiền được xác định trước để phân bổ cho các chi phí không lường trước được có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án xây dựng. Quản lý rủi ro là rất quan trọng trong ngành xây dựng và việc đưa dự phòng xây dựng vào ngân sách là một bước thiết yếu để bảo vệ trước những tình huống bất ngờ. Dưới đây là một số điểm chính về dự phòng xây dựng và hướng dẫn ngắn gọn về cách sử dụng chúng.

1. Mục đích dự phòng xây dựng:

Dự phòng xây dựng đóng vai trò như một khoản đệm tài chính, cung cấp một khoản đệm để trang trải các chi phí bổ sung do các sự kiện không lường trước được, những thay đổi về phạm vi, sửa đổi thiết kế hoặc các trường hợp bất ngờ khác. Nó giúp bảo vệ ngân sách và dòng thời gian tổng thể của dự án bằng cách cho phép sự linh hoạt trong việc xử lý những tình huống không chắc chắn.

2. Các loại dự phòng:

– Dự phòng thiết kế: Loại dự phòng này tính đến những thay đổi hoặc điều chỉnh thiết kế tiềm ẩn có thể phát sinh trong dự án. Nó cho phép sửa đổi các kế hoạch ban đầu mà không ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách.
– Dự phòng phạm vi: Dự phòng phạm vi được dành riêng để phù hợp với những thay đổi trong phạm vi dự án, chẳng hạn như công việc bổ sung do khách hàng yêu cầu hoặc các điều kiện không lường trước được của địa điểm cần phải điều chỉnh.
– Dự phòng theo lịch trình: Các khoản dự phòng theo lịch trình tính đến sự chậm trễ hoặc gián đoạn có thể xảy ra trong quá trình xây dựng, cho phép nhóm dự án giải quyết các vấn đề kịp thời và giảm thiểu tác động của chúng đối với tiến trình.
– Chi phí dự phòng: Dự phòng chi phí cung cấp một mạng lưới an toàn tài chính cho các chi phí không lường trước được, chẳng hạn như biến động giá nguyên vật liệu, tăng chi phí lao động hoặc điều kiện địa điểm không mong muốn.

3. Xác định số tiền dự phòng:

Số tiền dự phòng thường được tính theo tỷ lệ phần trăm của tổng ngân sách dự án. Tỷ lệ phần trăm cụ thể có thể thay đổi dựa trên các yếu tố như quy mô dự án, độ phức tạp và mức độ không chắc chắn. Thông lệ chung của ngành thường phân bổ các khoản dự phòng từ 5% đến 15% ngân sách dự án.

4. Sử dụng hợp lý dự phòng:

– Nhận dạng: Thường xuyên đánh giá dự án để xác định những rủi ro tiềm ẩn và những điều không chắc chắn có thể cần phải sử dụng dự phòng.
– Đánh giá: Đánh giá tác động và chi phí liên quan của các rủi ro được xác định. Ưu tiên và phân bổ kinh phí dự phòng cho phù hợp.
– Tài liệu: Duy trì tài liệu kỹ lưỡng về việc sử dụng dự phòng, bao gồm lý do sử dụng nó và mọi thay đổi liên quan đến dự án.
– Giám sát: Liên tục theo dõi tiến độ, rủi ro và chi phí của dự án để đảm bảo quản lý và phân bổ hợp lý các quỹ dự phòng.

Bằng cách kết hợp dự phòng xây dựng vào ngân sách, các bên liên quan của dự án có thể nâng cao khả năng xử lý các sự kiện bất ngờ một cách hiệu quả, giảm thiểu sự gián đoạn và bảo vệ tình hình tài chính của dự án.

Dự phòng xây dựng được tính như thế nào?

Dự phòng xây dựng thường được tính ở mức 5-10% ngân sách xây dựng. Tỷ lệ này thay đổi tùy theo dự án. Có nhiều phương pháp chính xác hơn để tính toán điều này, chẳng hạn như phương pháp xác định và xác suất.

Phương pháp xác định

Theo phương pháp này, bạn sử dụng 5-10% làm tỷ lệ phần trăm được xác định trước. Công thức sẽ là:
% x Ước tính chi phí cơ sở của dự án = Dự phòng

Ví dụ: nếu xác suất rủi ro được xác định trước là 5% thì một dự án có chi phí cơ bản là 40.000 USD sẽ mang lại ngân sách dự phòng là 2.000 USD.

Làm sao bạn biết nên sử dụng tỷ lệ phần trăm nào? Bạn sẽ cần có sự đánh giá của chuyên gia và những hướng dẫn được xác định trước từ những cá nhân có đủ kinh nghiệm và năng lực để xác định tỷ lệ phần trăm dự phòng. Tuy nhiên, Hiệp hội Tiến bộ Kỹ thuật Chi phí (AACE) giải thích rằng các hướng dẫn được xác định trước có thể ở dạng bảng các giá trị dự phòng.

Phương pháp xác suất
Có một số phương pháp đánh giá rủi ro xác suất, nhưng một trong những phương pháp phổ biến nhất là giá trị tiền tệ dự kiến. Giá trị tiền tệ dự kiến ​​của các rủi ro tiềm ẩn được sử dụng để định lượng tác động của những rủi ro đó đối với dự án.

Đầu tiên, nhóm xác định những rủi ro có thể khiến họ phải sử dụng quỹ dự phòng. Khi các rủi ro được liệt kê, xác suất và tác động chi phí của mỗi rủi ro sẽ được ước tính. Sau đó, giá trị kỳ vọng được tính bằng cách nhân xác suất xảy ra của mỗi rủi ro với chi phí phát sinh nếu nó xảy ra, rồi cộng các kết quả lại.

Nó có thể được thể hiện như sau:

Giá trị tiền tệ dự kiến ​​của rủi ro = Xác suất xảy ra rủi ro x Tác động nếu nó xảy ra

Viện Xây dựng cung cấp thêm thông tin chi tiết về cách thực hiện phương pháp này. Điều đó nói lên rằng, phương pháp xác suất rất phức tạp và việc sử dụng nó không phù hợp với mọi dự án. Đó là khuyến nghị cho các dự án vượt quá 15 triệu đô la hoặc khi tham gia vào một thị trường mới, sử dụng các công cụ hoặc công nghệ không quen thuộc hoặc khi các phương pháp phân phối dự án mới đang được sử dụng.

Các loại dự phòng xây dựng

Có hai loại quỹ dự phòng xây dựng chính: quỹ dự phòng của nhà thầu và quỹ dự phòng của chủ sở hữu.

Dự phòng nhà thầu:

Dự phòng của nhà thầu là số tiền được phân bổ trong giá dự kiến ​​của nhà thầu cho dự án để phòng ngừa những rủi ro không lường trước được mà không thể tính được trong bảng giá trị. Khoản dự phòng này được dành riêng để bù đắp cho bất kỳ sai sót nào của nhà thầu.

Các nhà thầu xem khoản kinh phí này như đã được chi tiêu vì họ thừa nhận rằng các chi phí ngoài dự kiến ​​là cố hữu trong quá trình xây dựng và bao gồm khoản kinh phí bổ sung này trong dự toán của họ.

Dự phòng của chủ sở hữu:

Dự trữ dự án của chủ sở hữu là một khoản tiền dành riêng cho bất kỳ công việc bổ sung hoặc sửa đổi nào đối với phạm vi dự án. Những khoản dự phòng như vậy thường được sử dụng trong các hợp đồng có giá tối đa được đảm bảo (GMP).

Bất kỳ thay đổi nào ban đầu không có trong giá thầu sẽ phải được chi trả bằng khoản dự phòng do chủ sở hữu tài trợ. Các kế hoạch chưa hoàn chỉnh hoặc những thay đổi do chủ sở hữu chỉ đạo là những lý do chính khiến chủ sở hữu phải sử dụng quỹ dự phòng.

Cách sử dụng ngân sách dự phòng

Sử dụng ngân sách dự phòng

Khi gặp điều khoản dự phòng xây dựng trong hợp đồng, điều quan trọng là phải xem xét một số yếu tố. Hợp đồng nên nêu rõ các khoản dự phòng của cả chủ sở hữu và nhà thầu, nêu rõ các chi phí được xác định trước mà quỹ dự phòng có thể được sử dụng.

Ngân sách dự phòng phải bao gồm một quy trình toàn diện để tiếp cận nguồn vốn, bao gồm các yêu cầu về thông báo, các giấy tờ cần thiết và thủ tục phê duyệt.

Ngoài ra, ngân sách dự phòng cần giải quyết việc xử lý các phần chưa chi tiêu. Số tiền còn lại có được chia sẻ dưới dạng ưu đãi với nhà thầu hoặc nhà thầu phụ không? Hay số tiền này sẽ quay trở lại bên tài trợ cho khoản dự phòng? Việc xác định rõ ràng việc quản lý các khoản dự phòng chưa chi tiêu ngay từ đầu có thể giúp tránh được những rắc rối sau này.

Dự phòng có giống như giữ lại không?

Quỹ dự phòng xây dựng không giống như quỹ giữ lại, mặc dù các khái niệm tương tự nhau. Cả khoản giữ lại và dự phòng đều cung cấp quỹ khẩn cấp cho những chi phí bất ngờ. Tuy nhiên, có những khác biệt cơ bản giữa hai.

Khoản giữ lại thể hiện một phần giá hợp đồng kiếm được nhưng được giữ lại dưới dạng thanh toán. Nó phục vụ như bảo mật, đảm bảo rằng khoản thanh toán được giữ lại cho đến khi hoàn thành dự án. Ngược lại, dự phòng xây dựng là sự lạm phát thực tế của giá hợp đồng để tính đến những trường hợp không lường trước được. Đó có thể là nguồn tài trợ do chủ sở hữu dành riêng hoặc giá hợp đồng tăng lên để giải quyết các vấn đề không mong muốn.

Mặc dù nó có vẻ giống như một vấn đề về từ ngữ, nhưng vẫn tồn tại một sự khác biệt cơ bản và quan trọng giữa hai điều này.

Khoản giữ lại biểu thị số tiền kiếm được nhưng chưa được thanh toán và số tiền này có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc một doanh nghiệp dự phòng xây dựng tạo ra lợi nhuận đáng kể hoặc bị lỗ trong một dự án. Mặt khác, khoản dự phòng không thuộc trách nhiệm của bất kỳ ai và thậm chí có thể trở thành một kết quả tích cực nếu quỹ dự phòng không được sử dụng và được phân bổ cho những người tham gia dự án.