Việc vượt chi phí xây dựng không phải là ngẫu nhiên; họ ẩn nấp trong các dự án ngay từ khi bắt đầu, ngụy trang trong thiết kế dự án, lịch trình và các khía cạnh khác nhau của dự án, sẵn sàng gây ra những bất ngờ vào những thời điểm ít được mong đợi nhất. Hãy xem liệu Vượt chi phí xây dựng: 5 cách để kiểm soát chúng một cách dễ dàng.
Mục lục
- 1 Chính xác thì bội chi ngân sách trong xây dựng là gì?
- 2 Điều hướng vượt mức ngân sách lớn: Một góc nhìn lịch sử
- 3 Làm sáng tỏ cách tính toán ngân sách trong xây dựng:
- 4 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tạo ngân sách:
- 5 Giảm thiểu chi phí xây dựng vượt mức: Một cách tiếp cận chủ động
- 6 Quản lý hiệu quả lỗi thiết kế trong dự án xây dựng
- 7 Nâng cao hiệu quả hoạt động trong các dự án xây dựng
Chính xác thì bội chi ngân sách trong xây dựng là gì?
Để ngăn chặn và quản lý những thách thức này một cách hiệu quả, hãy áp dụng các chiến lược sau:
Hiểu về bội chi ngân sách trong xây dựng:
Việc xác định tình trạng bội chi ngân sách cũng giống như việc cân đối tài khoản ngân hàng. Các dự án hiện đại thường sử dụng hệ thống MasterFormat để sắp xếp thông tin dự án dựa trên các hoạt động được yêu cầu. Ngoài ra, bảng giá trị (SOV) được sử dụng để phân bổ chi phí cho các phân đoạn dự án. Ví dụ: nếu SOV phân bổ 2 triệu USD cho hạng mục MasterFormat “Bê tông đúc sẵn”, các cột nêu chi tiết số tiền chi tiêu cho đến nay, tỷ lệ phần trăm hoàn thành và thông tin bổ sung cho biết thời hạn ngân sách còn lại.
Cờ đỏ xuất hiện khi cột 'Đã chi tiêu' vượt quá số tiền 'Dự toán', báo hiệu sự bắt đầu vượt chi phí xây dựng. Thách thức càng gia tăng khi SOV theo dõi chi phí ở mức độ rộng. Để giảm thiểu điều này, những người lập kế hoạch dự án hiểu biết sẽ chia SOV thành các chi tiết nhỏ hơn. Thay vì một mục hàng duy nhất cho “Bê tông đúc sẵn”, nhiều mục như “Tấm bê tông đúc sẵn”, “Cầu thang bê tông đúc sẵn” và “Bê tông dự ứng lực kết cấu đúc sẵn” cung cấp thông tin chi tiết hơn.
Giảm thiểu những bất ngờ thông qua phân tích SOV chi tiết:
Phân tích chi tiết hơn về SOV cho phép hiểu rõ hơn về tỷ lệ chi tiêu cho một mục MasterFormat cụ thể. Việc giám sát các mục cấp dưới trong mỗi danh mục sẽ cung cấp một hệ thống cảnh báo sớm về khả năng vượt mức. Nếu các thành phần riêng lẻ, chẳng hạn như Tấm bê tông đúc sẵn hoặc Cầu thang, bắt đầu đi chệch khỏi ngân sách được phân bổ, thì đó là dấu hiệu sớm cho thấy khả năng vượt quá ngân sách sắp xảy ra.
Bằng cách áp dụng các chiến lược này, các nhà quản lý dự án có thể kiểm soát tốt hơn các chi phí tiềm ẩn, thúc đẩy quản lý chủ động và duy trì tình trạng tài chính của dự án.

Điều hướng vượt mức ngân sách lớn: Một góc nhìn lịch sử
Các dự án xây dựng, trong suốt lịch sử, đã gặp phải nỗi ám ảnh về việc vượt ngân sách. Tuy nhiên, một số dự án mạo hiểm đã vượt qua giới hạn của trí tưởng tượng về tài chính.
Năm 1973, Canada bắt tay xây dựng “The Big O”, một sân vận động dành cho Thế vận hội 1976. Ngân sách ban đầu là 148,6 triệu USD, chi phí cuối cùng tăng vọt lên mức đáng kinh ngạc là 3,1 tỷ USD - vượt gần 2.000%.
Được mệnh danh là “The Big Owe”, sự cố ngân sách khổng lồ này còn trầm trọng hơn do sân vận động bị trì hoãn hoàn thành, trễ thời hạn Olympic. Điều trớ trêu hơn nữa là các nhà thầu đã lắp đặt cột buồm và mái che có thể thu vào sau khi Thế vận hội kết thúc.
Úc đóng góp một câu chuyện dư thừa tài chính khác với Nhà hát Opera Sydney. Bắt đầu với ngân sách 56,2 triệu USD, dự án kết thúc với chi phí đáng kinh ngạc là 819,4 triệu USD.
Vượt chi phí xây dựng và dòng thời gian kéo dài khiến kiến trúc sư thất vọng đến mức ông chưa bao giờ đến thăm công trình kiến trúc đã hoàn thiện. Ban đầu dự kiến hoạt động trong 4 năm vào năm 1959, Nhà hát Opera Sydney mãi đến năm 1973 mới được hoàn thiện.
Làm sáng tỏ cách tính toán ngân sách trong xây dựng:
Những điều phức tạp của chi phi xây dựng việc tính toán ngân sách diễn ra trong một quy trình phức tạp, chịu ảnh hưởng đáng kể bởi phương thức phân phối đã chọn. Trong các dự án thiết kế-đấu thầu-xây dựng truyền thống, nhà thầu chính dựa vào thiết kế của kiến trúc sư để dự toán chi phí.
Tuy nhiên, các kiến trúc sư thường thiếu kiến thức chi tiết về chi phí liên quan đến năng suất của đội, nhà thầu phụ hoặc các biến đổi về vật liệu.
Phương pháp này hoạt động trong phạm vi silo—chủ sở hữu tập trung vào phạm vi, kiến trúc sư tập trung vào thiết kế và nhà thầu xây dựng—làm tăng nguy cơ vượt mức, đặc biệt là khi xảy ra thay đổi thiết kế.
Ngược lại, phương pháp thiết kế-xây dựng sẽ tích hợp nhà thầu sớm hơn trong quy trình. Các nhà thầu hợp tác với chủ sở hữu và kiến trúc sư trong giai đoạn thiết kế, thúc đẩy sự hiểu biết tốt hơn và nhận thức kịp thời về những thay đổi trong thiết kế và phạm vi. Sự tham gia chủ động này giúp giảm thiểu những thách thức gặp phải trong mô hình thiết kế-đấu thầu-xây dựng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tạo ngân sách:
Dự toán chi phí xây dựng bao gồm các tính toán tỉ mỉ dựa trên các kích thước, vật liệu, nhân công và thiết bị khác nhau cho từng thành phần của dự án. Cấu trúc phân chia công việc (WBS) mô tả quy trình từng bước, chỉ định vật liệu, nhân công và thiết bị cho từng nhiệm vụ. Chỉ số chi phí và các yếu tố năng suất của đội ngũ nhà thầu góp phần vào sự chính xác về giá.
Nhà thầu tổng hợp chi phí cho tất cả các hạng mục, trình bày ngân sách theo định dạng Bảng giá trị (SOV) đã được thống nhất. Khi công việc bắt đầu, ngân sách sẽ được xem xét kỹ lưỡng và tính chính xác của nó liên tục được kiểm tra dựa trên thực tế phát triển của ngành xây dựng.
Hiểu những thách thức ngân sách trong quá khứ và tinh chỉnh các quy trình lập ngân sách là những bước quan trọng trong nỗ lực liên tục của ngành xây dựng để đạt được sự thận trọng về tài chính và thành công của dự án.
Giảm thiểu chi phí xây dựng vượt mức: Một cách tiếp cận chủ động
Việc giải quyết hiệu quả tình trạng bội chi ngân sách trong xây dựng bắt đầu bằng quan điểm chủ động, không chỉ nhằm ứng phó mà còn ngăn chặn những thách thức này thông qua việc lập kế hoạch tỉ mỉ.
1. Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro toàn diện:
Lập kế hoạch quản lý rủi ro cho mọi dự án, bất kể quy mô của nó. Mặc dù kế hoạch không cần quá phức tạp nhưng nó phải bao gồm nhiều khả năng. Ở đây, trí tưởng tượng đóng một vai trò quan trọng—dự đoán các vấn đề tiềm ẩn ở từng giai đoạn dự án, bao gồm việc kiểm tra chi tiết từng thành phần trong Cấu trúc phân chia công việc (WBS).
Xác định những rủi ro có thể dự kiến trước và những rủi ro không thể đoán trước. Đối với những rủi ro có thể thấy trước, hãy liệt kê các lựa chọn để tránh hoặc giảm thiểu và đưa ra quyết định sáng suốt. Những rủi ro không lường trước được có thể cần phải xem xét lại phạm vi bảo hiểm và các điều khoản hợp đồng. Quyết định xem có nên mua bảo hiểm hay chuyển rủi ro sang bên khác. Nếu chọn chuyển giao rủi ro, hãy thận trọng khi chuyển nó cho các đơn vị không có quyền kiểm soát, vì điều này có thể dẫn đến phạm vi bảo hiểm không đầy đủ và các mối quan hệ căng thẳng.
2. Nguyên nhân phổ biến dẫn đến vượt mức và ý tưởng giảm nhẹ:
– **Thay đổi thiết kế:** Xác định rõ ràng phạm vi và thiết kế sớm trong dự án để giảm thiểu những thay đổi trong quá trình thi công.
– **Giao tiếp kém:** Thiết lập các kênh liên lạc mạnh mẽ giữa các bên liên quan của dự án để nâng cao tính minh bạch và giải quyết vấn đề kịp thời.
– **Trì hoãn do thời tiết:** Tính đến các yếu tố dự phòng về thời tiết trong việc lập kế hoạch dự án và phân bổ thời gian bổ sung cho các điều kiện thời tiết bất lợi.
– **Thiếu hụt nguyên liệu:** Duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp và có kế hoạch dự phòng các nguồn thay thế để giảm thiểu sự chậm trễ liên quan đến nguyên liệu.
– **Các điều kiện không lường trước được của địa điểm:** Tiến hành đánh giá địa điểm kỹ lưỡng trước dự án và bao gồm các khoản dự phòng trong ngân sách cho những bất ngờ tiềm ẩn liên quan đến địa điểm.
– **Thay đổi quy định:** Luôn cập nhật về các quy định của địa phương và kết hợp những thay đổi tiềm năng vào kế hoạch dự án, mang lại sự linh hoạt.
3. Giám sát và điều chỉnh liên tục:
– Thường xuyên xem xét và cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro khi dự án phát triển.
– Thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở, nơi các bên liên quan của dự án có thể báo cáo kịp thời những rủi ro tiềm ẩn.
– Sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đánh giá tiến độ dự án so với kế hoạch và thực hiện các điều chỉnh nếu cần.
Bằng cách áp dụng phương pháp quản lý rủi ro chủ động, các dự án xây dựng có thể giảm thiểu tác động của việc vượt chi phí, nâng cao khả năng thích ứng và đảm bảo hành trình hoàn thành thành công suôn sẻ hơn.

Quản lý hiệu quả lỗi thiết kế trong dự án xây dựng
Lỗi thiết kế, xuất phát từ những yếu tố không lường trước được và sự thay đổi quy mô, từ lâu đã được coi là những thách thức không thể tránh khỏi trong xây dựng. Tuy nhiên, khi ngành chuyển sang áp dụng rộng rãi mô hình thông tin xây dựng (BIM) và phân phối dự án tích hợp, tác động của những lỗi này dự kiến sẽ giảm đi. Trong khi đó, các biện pháp chủ động có thể được thực hiện để kiểm soát các lỗi thiết kế, bắt đầu từ sớm trong vòng đời dự án.
1. Can thiệp sớm và tham gia thời gian đấu thầu:
– Bất kể phương thức phân phối đã chọn, nhà thầu đều có cơ hội tác động đến thiết kế trong giai đoạn đấu thầu.
– Xem xét kế hoạch một cách tỉ mỉ, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đề xuất giải pháp thay thế trong hồ sơ dự thầu.
2. Kiểm tra hồ sơ kỹ lưỡng sau khi trao giải:
– Khi trúng thầu dự án, tiến hành rà soát chi tiết các tài liệu dự án để xác định những lĩnh vực dễ mắc sai sót hoặc thiếu sót.
– Dự đoán các yêu cầu thay đổi tiềm năng bằng cách xem xét kỹ lưỡng các kế hoạch cho các dấu hiệu điện báo về các sửa đổi trong tương lai.
3. Giao tiếp và hợp tác chủ động:
– Duy trì đường dây liên lạc cởi mở với nhóm thiết kế và chủ sở hữu.
– Đặt câu hỏi, tìm kiếm sự làm rõ và cập nhật các thông số kỹ thuật để chủ động giải quyết những thay đổi thiết kế tiềm năng.
– Yêu cầu thông báo sớm về việc điều chỉnh phạm vi và sửa đổi thiết kế sắp xảy ra do chủ sở hữu khởi xướng.
Thời tiết và các điều kiện không lường trước được:
– Đưa những cân nhắc về thời tiết điển hình vào kế hoạch rủi ro.
– Xây dựng các kế hoạch an toàn, đảm bảo bảo hiểm và thiết lập các kế hoạch dự phòng cho các sự kiện khó lường như bão, lốc xoáy hoặc cháy rừng.
– Giải quyết các tình huống không lường trước được, chẳng hạn như các công trình ngầm bất ngờ, thông qua quỹ dự phòng được quy định trong hợp đồng.
Bằng cách tích cực tham gia sớm vào các yếu tố thiết kế trong quá trình, duy trì giao tiếp hiệu quả và chuẩn bị cho những thách thức không lường trước được, các dự án xây dựng có thể giải quyết những vấn đề phức tạp liên quan đến lỗi thiết kế và giảm thiểu tác động của chúng đến tiến độ và ngân sách.
Nâng cao hiệu quả hoạt động trong các dự án xây dựng
Cải tiến liên tục về hiệu quả hoạt động vẫn là mục tiêu then chốt của mọi nhà thầu, mang đến cơ hội cải tiến ngay cả trong các dự án đang diễn ra. Việc giải quyết các khía cạnh chính có thể hợp lý hóa đáng kể việc thực hiện dự án và giảm thiểu rủi ro vượt ngân sách.
1. Quản lý nguyên vật liệu cho việc giao hàng nhanh:
– Sử dụng kho lưu trữ tại chỗ để đảm bảo vật liệu ở gần khu vực làm việc.
– Sử dụng bộ xử lý vật liệu cơ học để di chuyển vật liệu nhanh hơn và an toàn hơn.
– Thực hiện thông báo với nhà cung cấp để tối ưu hóa lịch trình giao hàng và địa điểm giao hàng.
2. Giao tiếp hiệu quả để chống lại sự chậm trễ thông tin:
– Áp dụng công nghệ để phân phối kế hoạch qua thiết bị di động, nâng cao khả năng tiếp cận.
– Huấn luyện các đội sử dụng ảnh và video cho các yêu cầu thay đổi, thay người, danh sách đấm và RFI.
– Adopt digital project management platforms, like APPMVN company, to centralize communication and project management.
3. Quản lý chất lượng để giảm thiểu việc làm lại:
– Đảm bảo sự phù hợp với các kế hoạch gần đây nhất và xác minh sự hiểu biết của nhóm.
– Thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng trong quá trình thi công để duy trì chất lượng như mong đợi.
– Giảm thiểu tác động tốn kém của việc làm lại bằng cách chủ động giải quyết các vấn đề về chất lượng.
4. Giải quyết sự chậm trễ do khách hàng gây ra:
– Luôn cảnh giác với sự chậm trễ có thể xảy ra do chủ sở hữu, người thuê nhà hoặc các hạn chế trong hợp đồng gây ra.
– Duy trì các kênh liên lạc mở để giải quyết kịp thời các hành động của chủ sở hữu ảnh hưởng đến dự án.
– Đánh giá và sửa đổi điều khoản “không gây thiệt hại do chậm trễ” trong hợp đồng để tăng cường tính linh hoạt.
Trong lĩnh vực xây dựng năng động, quản lý chi phí hiệu quả là rất quan trọng để giảm thiểu rủi ro vượt mức và đảm bảo thành công của dự án. APPMVN chuyên cung cấp các giải pháp chi tiết và chủ động giúp kiểm soát chi phí tối ưu trong suốt quá trình thi công.
Dịch vụ quản lý chi phí của chúng tôi bao gồm một loạt các chiến lược nhằm ngăn ngừa tình trạng vượt chi và nâng cao độ chính xác về tài chính. Từ lập kế hoạch ngân sách tỉ mỉ đến giám sát theo thời gian thực, nhóm của chúng tôi sử dụng các phương pháp thực hành hàng đầu trong ngành để giải quyết các thách thức tiềm ẩn. Chúng tôi ưu tiên tính minh bạch, sử dụng các công cụ tiên tiến để hợp lý hóa việc liên lạc và cung cấp cho khách hàng những hiểu biết tài chính chính xác, cập nhật.
Với cam kết giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực, dịch vụ quản lý chi phí của APPMVN giúp các dự án xây dựng luôn nằm trong giới hạn ngân sách. Hãy đến với dịch vụ của chúng tôi https://appmvn.com/cost-management/ để khám phá cách chuyên môn của chúng tôi có thể bảo vệ nỗ lực xây dựng của bạn khỏi rủi ro về chi phí và đóng góp vào thành công chung của dự án.
Những nỗ lực nhằm ngăn chặn tình trạng bội chi ngân sách hoặc Vượt chi phí xây dựng không chỉ bảo vệ tài chính của dự án mà còn góp phần lập kế hoạch chính xác, nâng cao năng suất của người lao động và thành công chung của dự án. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết trên từ Công ty APPMVN.