Các nhà thiết kế xây dựng, kiến trúc sư và kỹ sư lên kế hoạch tỉ mỉ cho các dự án với mức độ chi tiết cao. Nhóm thiết kế tạo ra các bản vẽ và thông số kỹ thuật phác thảo các vật liệu, thiết bị và phương pháp xây dựng cần thiết để đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên, bản chất phức tạp của việc lập kế hoạch này ngụ ý rằng ngay cả những sai lệch nhỏ so với kế hoạch cũng có thể dẫn đến những hậu quả đáng kể. Do các nhà thầu và nhà cung cấp chuyên biệt khác nhau thường xử lý công việc và vật liệu thực tế nên các nhà thiết kế và nhà thầu phải đồng bộ và yêu cầu Đệ trình trong xây dựng.

Nguyên tắc cơ bản của việc đệ trình trong xây dựng

Đệ trình đề cập đến bất kỳ tài liệu hoặc hạng mục nào được nhà thầu chuyển tiếp để nhóm thiết kế xem xét, xác minh rằng vật liệu, sản phẩm và thiết bị dự kiến sử dụng trong xây dựng phù hợp với yêu cầu của hợp đồng. Hồ sơ gửi bao gồm nhiều mục như bảng dữ liệu sản phẩm, mẫu, mô hình, sách hướng dẫn, v.v. Trước khi bắt đầu công việc, thông thường các nhà thầu chuyên môn tham gia vào dự án phải nộp tài liệu cụ thể để kiến trúc sư hoặc kỹ sư phê duyệt.

Mặc dù nhiều Hồ sơ đệ trình trong Xây dựng được nộp trước khi bắt đầu công việc, nhưng quá trình nộp hồ sơ vẫn tiếp tục trong suốt dự án, kéo dài đến giai đoạn kết thúc dự án. Các bản đệ trình cung cấp thông tin chi tiết về vật liệu, thiết bị và hệ thống sẽ được lắp đặt bởi mỗi nhà thầu, đôi khi bao gồm cả các phương pháp mà họ dự định sử dụng để lắp đặt.

RFI trong các hồ sơ đệ trình trong quá trình xây dựng

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ để xem xét thiết kế, các nhà thầu phụ thường gặp phải các câu hỏi liên quan đến bản vẽ hoặc thông số kỹ thuật cần phải giải quyết trước khi tiến hành. Các nhà thầu thường xuyên sử dụng yêu cầu cung cấp thông tin hoặc RFI để liên lạc với nhóm thiết kế, tìm kiếm câu trả lời và làm rõ nhằm đảm bảo việc chuẩn bị chính xác các hạng mục.

Cả Hồ sơ trình xây dựng và RFI đều có những điểm tương đồng ở chỗ chúng được đề cập trong Yêu cầu chung của hợp đồng chính, trong đó nêu rõ quy trình liên lạc giữa Tổng thầu (GC) và kiến trúc sư.

Lý tưởng nhất là tất cả các RFI sẽ được giải quyết trước khi đưa ra bất kỳ bản đệ trình nào cho một phạm vi công việc cụ thể. Tuy nhiên, trên thực tế, việc nộp hồ sơ có thể phát hiện ra những câu hỏi mới cần được thảo luận với nhóm thiết kế. Các quy trình đệ trình và RFI có thể được đan xen và chạy đồng thời khi các nhà thầu phụ, GC và kiến trúc sư cộng tác để giải quyết các vấn đề về khả năng xây dựng hoặc các khoảng trống phạm vi tiềm năng.

Ví dụ: nếu thông số kỹ thuật chỉ định rằng hành lang phải được sơn “màu xám”, thì nhà thầu sơn có thể gửi RFI để tìm kiếm thông tin chi tiết về cách phối màu cụ thể hoặc tên sản phẩm. Mặc dù họ có thể chọn bất kỳ màu xám nào, nhưng có nguy cơ là chủ sở hữu hoặc nhà thiết kế có thể phản đối màu đã chọn và cần phải sơn lại.

Mặt khác, nếu thông số kỹ thuật yêu cầu “PPG PPG0994-1 Sợ bóng tối”, thì nhà thầu đã có thông tin chính xác về bóng râm được yêu cầu. Sau đó, họ có thể tiến hành gửi màu sơn để nhà thiết kế phê duyệt hoặc xác nhận. Điều này có thể liên quan đến việc chuẩn bị các bản vẽ (mẫu sơn) hoặc thậm chí là một mô hình mô phỏng tại chỗ để giúp nhà thiết kế hiểu rõ hơn về cách màu được chọn trông và hoạt động trong thực tế.

Các loại hồ sơ trong xây dựng

Các loại Bản đệ trình khác nhau trong Xây dựng thường phổ biến trước giai đoạn xây dựng, bao gồm bản vẽ thi công, mẫu vật liệu, tính toán kỹ thuật, bản cắt sản phẩm, mô hình và thông tin nhà cung cấp. Các hồ sơ bổ sung thường được chuẩn bị trong quá trình kết thúc dự án, bao gồm các hạng mục như bảo hành sản phẩm và bản vẽ hoàn công. Điều quan trọng cần lưu ý là danh sách này không đầy đủ và có thể khác nhau tùy theo từng nhà thầu hoặc nhà cung cấp đóng góp cho dự án.

Tùy thuộc vào sở thích của nhóm thiết kế và Tổng thầu (GC), một nhà thầu đặc biệt có thể được yêu cầu nộp các hồ sơ riêng lẻ hoặc một gói hồ sơ toàn diện. Một gói đệ trình bao gồm các đệ trình có liên quan chặt chẽ. Ví dụ: một nhà thầu điện có thể gửi gói thiết bị chiếu sáng có chứa các tờ sản phẩm cho 25 loại thiết bị cố định khác nhau được sử dụng bên trong tòa nhà.

Bản vẽ cửa hàng

Bản vẽ thi công là những kế hoạch, bản vẽ và hình minh họa phức tạp thể hiện cách các thành phần dự án cụ thể sẽ được chế tạo và/hoặc lắp đặt. Chúng thường được yêu cầu đối với các vật liệu được chế tạo đặc biệt hoặc thiết bị được chế tạo theo yêu cầu để đảm bảo sản phẩm phù hợp với thiết kế về độ vừa vặn và chức năng. Ví dụ: các nhà thầu HVAC thường gửi bản vẽ ống dẫn tùy chỉnh để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu thiết kế, luồng không khí thích hợp và để mô tả tuyến đường ống xuyên suốt tòa nhà.

Dữ liệu sản phẩm

Nhà thầu thường được yêu cầu gửi thông tin sản phẩm do nhà sản xuất cung cấp cho nhóm thiết kế. Những tài liệu này, được gọi là bảng dữ liệu hoặc “tờ cắt”, cung cấp các chi tiết tiêu chuẩn về sản phẩm như kích thước, dữ liệu hiệu suất cũng như hướng dẫn chuẩn bị và lắp đặt. Giấy chứng nhận vật liệu hoặc báo cáo thử nghiệm cũng có thể cần thiết để xác nhận rằng một mặt hàng đáp ứng hoặc vượt quá các tiêu chuẩn quy định.

Mẫu

Các mẫu, ví dụ vật lý của vật liệu sẽ được lắp đặt, rất quan trọng để nhóm thiết kế xác minh rằng vật liệu phù hợp với các yêu cầu về chất lượng, màu sắc, kết cấu hoặc cấu trúc dự kiến. Các ví dụ phổ biến về các mẫu được gửi như một phần của hồ sơ đệ trình bao gồm sàn, gạch lát và sơn.

Mô hình

Mô hình đóng vai trò là mô hình của một thành phần được xây dựng, được sản xuất ở quy mô lớn hoặc theo kích thước thật, sử dụng cùng vật liệu và phương pháp dành cho dự án. Chúng được tạo ra để xác minh tính thẩm mỹ và/hoặc tay nghề của sản phẩm. Trong trường hợp mô hình quá lớn để vận chuyển, bạn có thể gửi ảnh để ghi lại đánh giá trực tiếp. Bản mô phỏng cũng có thể là một phần công việc được thực hiện tại chỗ (tại chỗ), tạm dừng để xem xét gửi và ghi lại bằng ảnh giống như các bản gửi khác.

Tính toán kỹ thuật 

Các nhà thầu có thể được yêu cầu cung cấp các tính toán chứng minh rằng công việc của họ là đủ cho ứng dụng dự kiến. Ví dụ, các nhà thầu điện thường gửi các tính toán sụt áp, phân tích ngắn mạch và tính toán tải để đảm bảo hệ thống điện được thiết kế phù hợp và có khả năng xử lý các nhu cầu dự kiến, đặc biệt quan trọng trong các dự án tổ chức như bệnh viện, nơi việc mất điện có thể gây hậu quả nghiêm trọng.

Kết nối nỗ lực thiết kế và xây dựng

Các hồ sơ đệ trình trong Xây dựng đóng một vai trò quan trọng trong câu đố phức tạp của các dự án xây dựng, đóng vai trò là mối liên kết quan trọng giữa các nhóm chịu trách nhiệm thiết kế dự án và những người được giao nhiệm vụ xây dựng thực tế. Quản lý thành công các hồ sơ gửi yêu cầu lập kế hoạch chính xác, giao tiếp hiệu quả và chú ý tỉ mỉ đến từng chi tiết để tránh những sai sót hoặc chậm trễ tốn kém. Bất chấp những thách thức cố hữu, khi được tiếp cận một cách thành thạo, quy trình nộp hồ sơ được tổ chức tốt sẽ trở thành một công cụ hiệu quả để thực hiện liền mạch các dự án xây dựng, bất kể chúng phức tạp đến mức nào.

Quản lý xây dựng hiệu quả tại công ty APPMVN

Xây dựng trên nền tảng được thiết lập bởi APPMVN, việc khám phá các loại Đệ trình khác nhau trong Xây dựng kết nối liền mạch với việc sử dụng dịch vụ quản lý xây dựng. Để biết thêm chi tiết về cách APPMVN tích hợp và hỗ trợ quản lý xây dựng, bạn có thể truy cập trang chuyên dụng của họ:

Vui lòng gửi thông tin hoặc yêu cầu cần tư vấn cho Asia Pacific Projects qua:

NGUYỄN THỊ HIẾU | Quan hệ địa phương

Số điện thoại: +84 918 331 489

Email: hieu.nguyen@appmvn.com