Hiệu quả quản lý các bên liên quan đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện bất kỳ dự án hoặc nỗ lực kinh doanh nào. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào khái niệm quản lý các bên liên quan, nêu bật tầm quan trọng của nó, các dấu hiệu cảnh báo cho thấy những thách thức tiềm ẩn trong việc quản lý các bên liên quan và bốn chiến lược để xử lý hiệu quả các bên liên quan khó tính.
Mục lục
- 1 Tầm quan trọng của việc quản lý các bên liên quan là gì?
- 2 Trách nhiệm của ai trong việc quản lý các bên liên quan trong một dự án?
- 3 Tại sao quản lý các bên liên quan lại quan trọng?
- 4 Bốn chiến lược để quản lý các bên liên quan khó khăn
- 5 Asia Pacific Projects – Đối tác đáng tin cậy của bạn về các dịch vụ quản lý dự án toàn diện.
Tầm quan trọng của việc quản lý các bên liên quan là gì?
Quản lý các bên liên quan bao gồm một cách tiếp cận có hệ thống để xác định các cá nhân hoặc nhóm có quyền lợi cụ thể trong một dự án hoặc sáng kiến kinh doanh. Nó liên quan đến việc hiểu những kỳ vọng và tác động tiềm ẩn của họ, cũng như quản lý chiến lược sự tham gia và giao tiếp của họ.
Như đã đề cập trước đó, các bên liên quan có thể bao gồm khách hàng, nhân viên, nhà đầu tư, nhà cung cấp và thành viên của cộng đồng. Bước đầu tiên trong quản lý các bên liên quan là xác định những người sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án. Quản lý hiệu quả nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan là rất quan trọng cho sự thành công của dự án. Do đó, đầu tư thời gian vào việc xác định, ưu tiên và đánh giá các bên liên quan của dự án là điều cần thiết để tạo ra một kế hoạch quản lý các bên liên quan hiệu quả. Điều này đảm bảo sự liên kết giữa mục tiêu của bạn và mục tiêu của các bên liên quan, tạo điều kiện cho dự án tiến triển suôn sẻ.

Trách nhiệm của ai trong việc quản lý các bên liên quan trong một dự án?
Với rất nhiều cá nhân và nhóm tham gia vào sự thành công của dự án, bạn có thể thắc mắc ai chịu trách nhiệm quản lý các bên liên quan. Thông thường, trách nhiệm này thuộc về người quản lý dự án.
Các nhà quản lý dự án có nhiệm vụ lãnh đạo và hướng dẫn, đóng vai trò là người trung gian giữa kỳ vọng của các bên liên quan và khả năng đáp ứng chúng của công ty quản lý dự án. Mặc dù việc điều chỉnh lợi ích của các bên liên quan là mục tiêu nhưng không phải lúc nào cũng có thể đạt được.
Nghiên cứu do Geneca thực hiện chỉ ra rằng chỉ có 23% các bên liên quan và người quản lý dự án đồng ý khi dự án hoàn thành.
Người quản lý dự án có năng lực hợp tác chặt chẽ với nhóm để hoàn thành nhiệm vụ và cũng thực hành quản lý các bên liên quan hiệu quả để thiết lập mối quan hệ với lãnh đạo cấp cao.

Tại sao quản lý các bên liên quan lại quan trọng?
Nếu chúng ta hình dung một dự án như một động cơ thì sự quản lý của các bên liên quan đóng vai trò là dầu giúp bánh xe quay. Nếu không có ai đó có khả năng quản lý các tính cách, kỳ vọng và phong cách giao tiếp đa dạng của các bên liên quan, dự án có thể gặp phải những gián đoạn đáng kể. Người quản lý các bên liên quan có kỹ năng có thể điều hướng các tình huống có thể làm chệch hướng hoặc trì hoãn các dự án trong suốt vòng đời của chúng, thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo tiếp tục thành công.
Quản lý các bên liên quan có tầm quan trọng đáng kể vì nhiều lý do. Thứ nhất, nó thúc đẩy sự giao tiếp rõ ràng giữa nhóm dự án và các bên liên quan. Quản lý các bên liên quan phù hợp bao gồm cập nhật thường xuyên về tiến độ dự án, thảo luận về bất kỳ trở ngại hoặc thay đổi nào phát sinh cũng như quản lý những kỳ vọng và hiểu lầm về thời gian hoặc kỳ vọng. Điều này góp phần nuôi dưỡng mối quan hệ tích cực giữa các bên liên quan.
Quản lý các bên liên quan hiệu quả cũng tăng cường việc ra quyết định bằng cách hiểu rõ hơn về lợi ích của các bên liên quan, dẫn đến các chiến lược thực hiện dự án hiệu quả hơn. Nó cũng có thể tăng cường sự tham gia của các bên liên quan bằng cách làm cho họ cảm thấy được lắng nghe và có giá trị, khuyến khích các bên liên quan, những người có thể không nắm quyền sở hữu vai trò của họ trong dự án. Những người tham gia quản lý các bên liên quan thường thấy rằng điều này tạo ra cảm nhận tích cực hơn đối với toàn bộ dự án.
Đối với nhiều nhà quản lý dự án, việc quản lý các bên liên quan không chỉ dừng lại ở một dự án duy nhất. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với các bên liên quan là một lợi ích bổ sung có thể mang lại kết quả tốt đẹp trong tương lai.
Bốn chiến lược để quản lý các bên liên quan khó khăn
Quản lý hiệu quả các bên liên quan khó tính là một khía cạnh quan trọng trong quản lý các bên liên quan và có một số chiến lược bạn có thể sử dụng để xử lý các bên liên quan đang có tác động tiêu cực đến dự án.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là các bên liên quan cũng có quyền lợi nhất định đối với sự thành công của dự án. Sự thể hiện mong muốn này của họ có thể khác nhau trong suốt dự án. Hôm nay họ có thể ủng hộ, nhưng hôm sau họ có thể tranh cãi nếu mọi việc không theo ý mình. Điều quan trọng là phải hiểu rằng họ không “đổi bên” – mục tiêu cuối cùng của họ là thành công của dự án. Đó không phải là cuộc chiến giữa bạn và họ.
Đừng phản kháng một cách cá nhân và hãy nhớ rằng kinh doanh là kinh doanh. Đốt cầu có thể gây bất lợi cho sự thăng tiến trong sự nghiệp của bạn. Bạn không thể đơn giản loại bỏ các bên liên quan khó tính; thay vào đó, bạn phải tìm cách làm việc với họ hoặc tìm giải pháp thay thế đồng thời xoa dịu tình hình. Một phương pháp hiệu quả để thiết lập nền tảng vững chắc khi làm việc với các bên liên quan là đầu tư vào phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Phần mềm như vậy, như Wrike, nâng cao khả năng hiển thị và tính minh bạch, cung cấp cái nhìn toàn diện về những trở ngại tiềm ẩn.
Xác định và quan sát chúng chặt chẽ
Bước đầu tiên là xác định các bên liên quan của bạn và hiểu điều gì thúc đẩy họ. Các bên liên quan bao gồm các cá nhân hoặc nhóm bị ảnh hưởng bởi công việc của bạn, có ảnh hưởng hoặc quyền lực đối với công việc đó hoặc có quyền lợi được đảm bảo trong sự thành công của công việc đó. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về các loại bên liên quan:
- Các bên liên quan chính: Những cá nhân này chịu ảnh hưởng trực tiếp từ công việc và thường là người được hưởng lợi, trong đó có khách hàng.
- Các bên liên quan thứ cấp: Những cá nhân này bị ảnh hưởng gián tiếp bởi công việc và bao gồm các nhóm hỗ trợ dự án và những người bị ảnh hưởng bởi kết quả của nó.
- Các bên liên quan chính: Nhóm này có ảnh hưởng đáng kể đến công việc và có lợi ích nhất định đối với sự thành công của công việc. Nó bao gồm các giám đốc điều hành và các nhân vật có ảnh hưởng khác.
Mỗi nhóm có lợi ích, mục tiêu và chương trình nghị sự riêng biệt, thường có những ưu tiên cạnh tranh nhau. Xác định và ưu tiên ảnh hưởng cũng như mối quan tâm của họ là rất quan trọng để giữ cho các dự án đi đúng hướng và tránh bị kéo theo nhiều hướng. Không phải tất cả các bên liên quan đều có tầm quan trọng như nhau, vì vậy việc nhận ra những người có ảnh hưởng lớn nhất và có thể là người ủng hộ mạnh mẽ nhất sẽ giúp bạn giảm bớt rất nhiều căng thẳng.
Hãy chăm chú lắng nghe lời nói của họ
Đừng cắt đứt các kênh liên lạc chỉ vì bạn không thích những gì bạn nghe được. Hãy nỗ lực để hiểu những bên liên quan khó tính đến từ đâu và cố gắng đồng cảm với quan điểm và mục tiêu của họ.
Hãy cố gắng hiểu quan điểm của họ. Nếu những tuyên bố của họ khiến bạn nản lòng, hãy tự hỏi: Nhu cầu của họ có phù hợp với mục tiêu của dự án của bạn không? Có phải họ chỉ đơn giản mong muốn mọi việc được thực hiện khác đi? Tìm kiếm điểm chung.
Trên hết, mọi người muốn cảm thấy được thấu hiểu và đánh giá cao ý kiến của mình. Dưới đây là một số cách để quản lý các bên liên quan và chứng minh tầm quan trọng của họ:
– Phân công mọi người vào các vai trò dự án phù hợp với sở thích và kỹ năng của họ.
– Luôn đối xử tôn trọng với mọi người, ngay cả trong những thời điểm căng thẳng.
– Đưa ra lời khen ngợi thường xuyên, đặc biệt khi bạn quan sát thấy hành vi tích cực.
- Cung cấp đào tạo và huấn luyện cho tất cả các bên liên quan.
– Tạo cơ hội cho mọi người chia sẻ hiểu biết và ý kiến của họ trong nhóm và đóng góp vào việc ra quyết định.

Sắp xếp các cuộc gặp riêng
Lên lịch dành riêng thời gian để gặp gỡ riêng từng bên liên quan khó khăn. Bằng cách loại các bên liên quan khác ra khỏi phòng, bạn giảm bớt áp lực và giúp họ cảm thấy thoải mái hơn. Điều này tạo ra một môi trường thuận lợi cho các cuộc trò chuyện rõ ràng và bình tĩnh.
Hãy tận dụng thời gian này để khám phá quan điểm và giải pháp ưa thích của họ. Tuy nhiên, tránh hỏi trực tiếp lý do tại sao họ không thích kế hoạch của bạn. Thay vào đó, hãy đặt ra những câu hỏi mở về ý kiến và nhận thức của họ về tiến độ của dự án.
Tiến hành các cuộc họp cá nhân với các bên liên quan cũng ngăn cản những ý kiến tiêu cực của họ ảnh hưởng đến những người khác tham gia vào dự án. Khi phản hồi vượt qua ranh giới từ tiêu cực mang tính xây dựng sang tiêu cực thuần túy, tốt nhất là nên cô lập các bên liên quan và giải quyết tình huống một cách riêng tư.

Xác định động lực cơ bản của họ
Điều gì gây ra sự phản kháng đột ngột từ các bên liên quan của bạn? Họ có lo ngại về việc vượt quá ngân sách không? Lo lắng rằng dự án không phù hợp với tầm nhìn của họ? Họ có chịu trách nhiệm trước một ban giám đốc có thể có nghi ngờ không?
Quản lý hiệu quả các bên liên quan liên quan đến việc giải quyết các động cơ đằng sau sự phản kháng của họ. Điều này sẽ giúp xác định những thỏa hiệp, tạo ra các giải pháp đôi bên cùng có lợi và hoàn thành dự án một cách thành công.
Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau để khám phá động cơ của họ:
– Nhu cầu kinh doanh quan trọng nhất của họ là gì?
– Cách hiệu quả nhất để giao tiếp với họ là gì?
– Họ muốn hoặc yêu cầu những thông tin hoặc chi tiết nào?
– Họ có hiểu đầy đủ công việc của bạn không, hay họ cần giải thích thêm?
– Ai ảnh hưởng đến họ?
– Họ ảnh hưởng đến ai?
– Trách nhiệm của họ là gì?
– Họ báo cáo cho ai?
Mặc dù công việc thám tử có thể giúp bạn đi được một chặng đường nhưng đừng ngần ngại hỏi trực tiếp những câu hỏi này với các bên liên quan của bạn. Giữ các đường dây liên lạc luôn mở để dự đoán bất kỳ sự phản kháng nào và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Asia Pacific Projects – Đối tác đáng tin cậy của bạn về các dịch vụ quản lý dự án toàn diện.
Tại Asia Pacific Projects, chúng tôi hiểu những thách thức khi quản lý các bên liên quan trong một dự án và tầm quan trọng của việc quản lý các bên liên quan hiệu quả đối với sự thành công của dự án. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã phát triển các chiến lược và kiến thức chuyên môn đã được chứng minh để giải quyết sự phức tạp của việc quản lý các bên liên quan.
Dịch vụ quản lý dự án của chúng tôi bao gồm mọi giai đoạn trong vòng đời dự án, từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Chúng tôi hợp tác chặt chẽ với các nhà quản lý dự án, các nhóm và các bên liên quan để điều chỉnh kỳ vọng, thúc đẩy giao tiếp rõ ràng và đảm bảo đáp ứng các mục tiêu của dự án. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật quản lý các bên liên quan hiệu quả, chúng tôi giúp ngăn chặn các rào cản và duy trì đà phát triển của dự án.
Tại Asia Pacific Projects, chúng tôi cam kết mang lại những sản phẩm vượt trội dịch vụ quản lý dự án phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi kết hợp chuyên môn kỹ thuật với kỹ năng quản lý các bên liên quan mạnh mẽ để đảm bảo kết quả dự án thành công. Chúng tôi hiểu giá trị của sự tham gia hiệu quả của các bên liên quan và cố gắng xây dựng mối quan hệ lâu dài với tất cả các bên liên quan của dự án.
Cho dù bạn đang phải đối mặt với các bên liên quan đầy thách thức hay đang tìm kiếm giải pháp quản lý dự án toàn diện, Asia Pacific Projects luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn từng bước. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách các dịch vụ quản lý dự án của chúng tôi có thể thúc đẩy sự thành công của dự án của bạn.
Vui lòng gửi thông tin hoặc yêu cầu cần tư vấn cho Asia Pacific Projects qua:
NGUYỄN THỊ HIẾU | Quan hệ địa phương
Số điện thoại: +84 918 331 489
Email: hieu.nguyen@appmvn.com