Nếu bạn sở hữu một số thuộc tính, có thể bạn đã có sẵn một số dạng hệ thống quản lý dự án—cho dù nó có nguồn gốc từ Excel, email hay kết hợp nhiều công cụ khác nhau. Tuy nhiên, việc dựa vào các công cụ chung chung để điều hướng các quyết định phức tạp sẽ kém hiệu quả hơn nhiều so với việc sử dụng nền tảng quản lý dự án được thiết kế đặc biệt cho hoạt động bất động sản thương mại. Thực hiện theo những điều này 8 dấu hiệu cảnh báo bạn cần một nền tảng quản lý dự án

Theo báo cáo gần đây của McKinsey, một nhóm triển khai nền tảng trực tuyến thống nhất để đấu thầu, đấu thầu và quản lý hợp đồng đã thu được những lợi ích đáng kể. Điều này bao gồm tiết kiệm hơn 20 giờ thời gian của nhân viên hàng tuần, giảm 75% thời gian tạo báo cáo và tăng tốc độ truyền tài liệu lên 90%.

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể xác định liệu tổ chức của mình đã sẵn sàng cho một chiến lược được xây dựng có mục đích hay chưa? quản lý dự án nền tảng? Hãy để mắt đến tám chỉ số này.

Quản lý dự án có thể là một công việc phức tạp, ngay cả đối với những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm nhất. Nếu không có các công cụ phù hợp, các dự án sẽ dễ dàng rơi vào tình trạng hỗn loạn, dẫn đến trễ thời hạn, khiến các thành viên trong nhóm thất vọng và ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.

8 dấu hiệu cảnh báo bạn cần một nền tảng quản lý dự án

Nhưng làm thế nào để bạn biết đã đến lúc bỏ bảng tính và chuỗi email để đầu tư vào một nền tảng quản lý dự án chuyên dụng? Dưới đây là 8 dấu hiệu cảnh báo rằng bạn đang khao khát một điều:

1. Bạn đang chìm đắm trong bảng tính và email:

Nếu nhóm của bạn liên tục tìm kiếm vô số bảng tính và chuỗi email để tìm thông tin mới nhất thì đó là dấu hiệu quan trọng cho thấy bạn cần một trung tâm tập trung cho tất cả dữ liệu dự án. Nền tảng quản lý dự án sẽ cung cấp một nguồn thông tin chính xác duy nhất cho các nhiệm vụ, thời hạn, tệp và thông tin liên lạc, giúp mọi người tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự thất vọng.

2. Chậm deadline đang trở thành chuyện bình thường:

Có phải thời hạn liên tục bị trễ, dẫn đến dự án bị chậm trễ và khách hàng tức giận? Nền tảng quản lý dự án có thể giúp bạn đi đúng hướng bằng cách đặt ra thời hạn rõ ràng, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ trong thời gian thực. Bạn sẽ có thể sớm xác định các điểm nghẽn và thực hiện hành động khắc phục trước khi quá muộn.

3. Giao tiếp là một mớ hỗn độn:

Có phải việc giao tiếp của dự án đang diễn ra ở hàng chục kênh khác nhau và thông tin quan trọng bị lẫn lộn? Nền tảng quản lý dự án có thể hợp lý hóa hoạt động liên lạc bằng cách cung cấp nền tảng trung tâm để thảo luận, chia sẻ tệp và cập nhật. Mọi người sẽ ở trên cùng một trang và bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc ai đó bỏ lỡ bản cập nhật quan trọng nữa.

4. Bạn liên tục theo đuổi các thành viên trong nhóm để cập nhật thông tin:

Bạn có liên tục đóng vai thám tử, cố gắng theo dõi các thành viên trong nhóm để cập nhật dự án không? Nền tảng quản lý dự án có thể loại bỏ nhu cầu đăng ký liên tục bằng cách cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về khối lượng công việc và tiến độ của mọi người. Bạn sẽ có thể biết chính xác mọi người đang làm gì, khi nào đến hạn và bất kỳ rào cản tiềm ẩn nào mà họ đang gặp phải.

5. Bạn không biết ngân sách của mình là bao nhiêu:

Bạn có đang mù quáng khi nói đến ngân sách dự án của mình không? Nền tảng quản lý dự án có thể giúp bạn theo dõi chi phí của mình theo thời gian thực, xác định các lĩnh vực mà bạn đang bội chi và thực hiện các điều chỉnh nếu cần. Bạn sẽ luôn biết tiền của mình sẽ đi đâu và có thể đưa ra quyết định sáng suốt về phân bổ nguồn lực.

6. Sự hợp tác không tồn tại:

Nhóm của bạn có đang làm việc riêng lẻ và không có sự cộng tác thực sự hoặc chia sẻ kiến ​​thức không? Nền tảng quản lý dự án có thể thúc đẩy sự cộng tác bằng cách cung cấp các công cụ để làm việc nhóm, động não và chia sẻ tài liệu. Các thành viên trong nhóm sẽ có thể dễ dàng chia sẻ ý tưởng, cùng nhau thực hiện các nhiệm vụ và cập nhật tiến độ của nhau.

7. Bạn liên tục phát minh lại bánh xe:

Bạn có đang lãng phí thời gian để tạo đi tạo lại các kế hoạch, báo cáo và tài liệu giống nhau của dự án không? Nền tảng quản lý dự án có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách cung cấp các mẫu cho các nhiệm vụ và báo cáo phổ biến. Bạn sẽ có thể bắt đầu thực hiện các dự án mới mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.

8. Bạn không biết dự án của mình sẽ đi đến đâu:

Bạn đang cảm thấy lạc lõng và mất phương hướng, không biết rõ dự án của mình đang tiến triển như thế nào hoặc cần phải làm gì tiếp theo? Nền tảng quản lý dự án có thể cung cấp cho bạn cái nhìn toàn cảnh về dự án của bạn, với các công cụ để theo dõi tiến độ, xác định rủi ro và thực hiện các chỉnh sửa nếu cần. Bạn sẽ luôn biết mình đang đứng ở đâu và có thể đưa ra quyết định sáng suốt về tương lai của dự án.

Nếu bạn gặp bất kỳ dấu hiệu cảnh báo nào, đã đến lúc phải hành động. Đầu tư vào nền tảng quản lý dự án có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho doanh nghiệp của bạn, giúp bạn nâng cao hiệu quả, tăng năng suất và hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Vì vậy, hãy loại bỏ sự hỗn loạn và tận dụng sức mạnh của một công cụ quản lý dự án chuyên dụng. Nhóm của bạn (và sự tỉnh táo của bạn) sẽ cảm ơn bạn vì điều đó.

1. Trải qua việc vượt ngân sách trong các dự án của bạn:

Như đã nhấn mạnh trong nghiên cứu của McKinsey đã nói ở trên, “các dự án [xây dựng] lớn trên nhiều loại tài sản thường mất nhiều thời gian hoàn thành hơn 20% so với dự kiến ​​và vượt quá ngân sách tới 80%.

Để giải quyết vấn đề này, điều quan trọng là nhóm của bạn phải giám sát chặt chẽ tiến độ của từng loại chi phí xây dựng hoặc chi tiết đơn hàng trong suốt thời gian của dự án, nhằm ngăn chặn chi phí vượt mức.

Trong khi nhiều hệ thống theo dõi chi phí tập trung vào tổng chi phí công việc thì nền tảng quản lý dự án cho phép theo dõi các chi tiết đơn hàng riêng lẻ. Mức độ chi tiết này rất cần thiết vì các mục hàng thường có sự phụ thuộc, cho phép nhóm của bạn sớm xác định và giải quyết các vấn đề nhỏ, giảm thiểu các tắc nghẽn tiềm ẩn sau này trong dự án.

2. Người quản lý dự án tham gia vào việc cân bằng giá thầu thủ công tốn nhiều thời gian:

Việc phân mức giá thầu theo cách thủ công, bao gồm các nhiệm vụ như hợp nhất nhiều bảng tính và xác định lỗi trong công thức, có thể tốn nhiều công sức và thời gian. Quá trình này biến người quản lý dự án thành chuyên gia nhập dữ liệu, chuyển họ khỏi các hoạt động có giá trị gia tăng hơn.

Hơn nữa, các nhóm dựa vào việc cân bằng giá thầu thủ công có thể không được khuyến khích tham gia vào các dự án đặt giá thầu ba lần, một phương pháp đã được chứng minh là giúp giảm chi phí.

Việc triển khai nền tảng quản lý dự án với các công cụ cân bằng giá thầu thông minh sẽ chuyển gánh nặng nhập dữ liệu cho nhà cung cấp, đồng thời giảm các rủi ro vốn có liên quan đến việc quản lý tệp Excel.

Điều này không chỉ hợp lý hóa quy trình cân bằng giá thầu mà còn trao quyền cho người quản lý dự án tập trung vào các hoạt động đóng góp mang tính chiến lược hơn cho sự thành công của dự án.

3. Khó khăn trong việc thu thập thông tin chi tiết về danh mục đầu tư theo thời gian thực:

Nếu bạn thấy mình phải chờ đợi các cuộc họp hàng tuần hoặc theo đuổi các nhà quản lý dự án để cập nhật thông tin thì thời gian quý báu đang bị lãng phí. Thông tin có ý nghĩa về các dự án, đặc biệt là ở cấp độ danh mục đầu tư, đòi hỏi phải tổng hợp và tổng hợp nhiều điểm dữ liệu.

Bảng tính có thể làm giảm sức mạnh của dữ liệu bằng cách cô lập dữ liệu vào các kho kỹ thuật số và thông tin được yêu cầu vội vàng qua email thường dẫn đến phản hồi vội vàng.

Để có quyền truy cập nhanh vào các báo cáo và thông tin cụ thể, nền tảng quản lý dự án sẽ đóng vai trò là kho lưu trữ trung tâm cho dữ liệu của bạn. Một nền tảng mạnh mẽ hoạt động như hệ thống hồ sơ cho phép đưa ra quyết định nhanh hơn và sáng suốt hơn.

4. Mất dữ liệu và kiến ​​thức về thể chế trong quá trình luân chuyển nhân viên:

Khi người quản lý dự án rời đi, những thông tin quan trọng như địa chỉ liên hệ của nhà cung cấp, dữ liệu về giá và lịch sử dự án có thể nằm rải rác trên nhiều email và tệp Excel trên ổ đĩa chung hoặc ổ đĩa cục bộ. Thông tin này sẽ không thể truy cập được cho đến khi ai đó có thể đặt lại mật khẩu và việc phân biệt nó với các phiên bản trước có thể là một thách thức.

Việc có một nền tảng tập trung để liên lạc và chia sẻ thông tin đảm bảo rằng những kiến ​​thức quan trọng giúp công ty vận hành trơn tru.

Việc dựa vào bảng tính Excel làm hệ thống quản lý dự án khiến tổ chức dễ bị tổn thương trước dữ liệu quan trọng, kiến ​​thức trí tuệ và mất thông tin độc quyền khi ngay cả một người rời đi và thời gian phục hồi cho những tài sản này có thể rất đáng kể.

5. Thiếu minh bạch với các đối tác vốn:

Chủ sở hữu và đối tác vốn có chung lợi ích trong việc tìm hiểu tình trạng chi tiêu trong danh mục đầu tư. Các nhóm quản lý dự án thường dành thời gian đáng kể để chuẩn bị báo cáo và số liệu cho các nhà đầu tư, đối tác liên doanh, người cho vay hoặc các bên liên quan về vốn khác.

Chương trình nghị sự về các Thành phố tương lai đầy cảm hứng của Diễn đàn Kinh tế Thế giới nhấn mạnh tầm quan trọng của tính minh bạch, được hỗ trợ thông qua dữ liệu mở, để xây dựng niềm tin và tính hợp pháp giữa các bên liên quan. Hệ thống quản lý dự án số hóa, tập trung sẽ giải quyết nhu cầu này, thúc đẩy quá trình ra quyết định tài chính được cải thiện.

6. Mối quan hệ căng thẳng với nhóm kế toán:

Việc truyền đạt hiệu quả dữ liệu dự án, bao gồm cập nhật theo thời gian thực về phê duyệt và thanh toán hóa đơn, sẽ diễn ra kỹ thuật số giữa nền tảng quản lý dự án và hệ thống tự động hóa kế toán hoặc thanh toán.

Nếu người quản lý dự án vẫn gửi hóa đơn hoặc chuyển tiếp email đến Finance@yourcompany.com, điều đó có thể dẫn đến sự thất vọng giữa các nhóm.

Việc tích hợp nền tảng quản lý dự án với các công cụ kế toán giúp hợp lý hóa việc nhập dữ liệu hợp đồng và chi phí, loại bỏ các nỗ lực trùng lặp và thúc đẩy tính minh bạch cũng như quy trình làm việc liền mạch giữa các phòng ban.

7. Sử dụng không đúng mức sức mua:

Các nhà phát triển và chủ sở hữu tòa nhà nên đánh giá chi phí lịch sử trên nhiều dự án hoặc tòa nhà để xác định các số liệu có giá trị như xu hướng chi phí, số lượng và giá cả của nhà cung cấp cũng như những bất thường của thị trường.

Phân tích này trở nên hợp lý hơn khi hệ thống và quy trình được thiết lập, cho phép mua sắm sản phẩm và dịch vụ hiệu quả với chi phí thấp hơn.

8. Những thách thức trong việc truy xuất và sử dụng dữ liệu hiệu quả từ các dự án trước đây:

Dự báo chính xác dựa trên dữ liệu có nguồn gốc từ nhiều kênh khác nhau và trải dài trong các giai đoạn tài chính khác nhau. Thu thập thông tin này từ nhiều nguồn khác nhau và trình bày nó ở định dạng dễ đánh giá có thể là một công việc tốn thời gian. Nhóm dự án của bạn thường dành bao nhiêu giờ hoặc ngày cho quá trình này?

Nền tảng công nghệ tự động hóa và hợp lý hóa quy trình này, tiết kiệm đáng kể thời gian cho nhóm dự án của bạn. Nó cho phép truy cập nhanh vào các chỉ số hiệu suất chính từ các dự án trước đây, hỗ trợ các dự đoán sáng suốt hơn.

Nếu tổ chức của bạn gặp phải bất kỳ chỉ số nào trong số này, từ sự thiếu minh bạch trong danh mục đầu tư đến dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động có giá trị thấp, thì đó có thể là tín hiệu cho thấy tổ chức của bạn đã sẵn sàng chuyển đổi sang nền tảng được thiết kế dành riêng cho bất động sản thương mại. nền tảng quản lý dự án.