Trước khi bắt đầu yêu cầu bồi thường chi phí bổ sung hoặc gia hạn tiến độ, các nhà thầu phải thông báo cho khách hàng của mình về bất kỳ sự chậm trễ nào đã xảy ra. Thông thường, việc gửi thông báo chậm trễ là điều kiện tiên quyết để đưa ra yêu cầu gia hạn ngày hoàn thành dự án hoặc yêu cầu bồi thường. Để tìm hiểu sâu hơn, chúng ta hãy khám phá các loại độ trễ khác nhau thường gặp trong các dự án xây dựng, Thông báo chậm trễ thi công và kiểm tra các điều khoản liên quan đến thông báo chậm trễ trong hợp đồng, đồng thời phác thảo các yếu tố cần thiết cần đưa vào khi soạn thảo thông báo chậm trễ.
Mục lục
Các loại độ trễ
Sự chậm trễ trong các dự án xây dựng có thể được phân loại dựa trên ba đặc điểm chính:
-
Mức độ quan trọng:
- Sự chậm trễ nghiêm trọng: Những điều này tác động đến ngày hoàn thành dự án hoặc các mốc quan trọng khác bằng cách ảnh hưởng đến đường dẫn quan trọng. Sự chậm trễ nghiêm trọng không thể khắc phục được, dẫn đến việc kéo dài tiến độ dự án.
- Độ trễ không tới hạn: Những điều này tác động đến việc hoàn thành các hoạt động cụ thể nhưng không cản trở việc hoàn thành dự án tổng thể.
-
Khả năng tránh được:
- Sự chậm trễ có thể tha thứ: Những điều này nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà thầu, chẳng hạn như điều kiện thời tiết bất lợi và thường được nêu trong hợp đồng là lý do chính đáng để kéo dài tiến độ dự án.
- Sự chậm trễ không thể tha thứ: Do hành động của nhà thầu gây ra, những sự chậm trễ này thường không dẫn đến yêu cầu bồi thường chi phí bổ sung hoặc gia hạn tiến độ.
-
Khả năng đền bù:
- Sự chậm trễ được bù đắp: Nếu bên bị ảnh hưởng có quyền được gia hạn hoặc bồi thường do chậm trễ. Sự chậm trễ có thể tha thứ thường có thể được bồi thường vì chúng nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà thầu, trong khi sự chậm trễ không thể tha thứ thường không thể đền bù được.
Việc phân loại này giúp xác định bản chất và tác động của sự chậm trễ đối với các dự án xây dựng, cung cấp thông tin rõ ràng về việc liệu việc bồi thường hoặc gia hạn tiến độ có được đảm bảo hay không.
Điều khoản hợp đồng thông báo trì hoãn
Để xác định xem nhà thầu có cần phải đưa ra thông báo hay không và thời hạn quy định để thực hiện việc đó hay không, điều quan trọng là phải xem xét hợp đồng. Hợp đồng thường chứa các điều khoản giải quyết sự chậm trễ hoặc thông báo về khiếu nại, nêu rõ các yêu cầu cụ thể đối với việc đệ trình chúng.
Do những thách thức trong việc đánh giá chính xác tác động của sự chậm trễ đối với dự án, nên áp dụng thông lệ đưa ra thông báo chậm trễ bất cứ khi nào sự kiện đó xảy ra.
Hãy xem xét Thông báo của Trì hoãn thi công của điều khoản Khiếu nại trong AIA A201, Điều kiện chung, ví dụ:
“15.1.3.1 Khiếu nại của Chủ đầu tư hoặc Nhà thầu, trong trường hợp điều kiện dẫn đến Khiếu nại được phát hiện lần đầu tiên trước khi hết thời hạn sửa chữa Công trình được nêu trong phần 12.2.2, sẽ được bắt đầu bằng thông báo cho bên kia bên và cho Người ra quyết định ban đầu kèm theo một bản sao được gửi cho Kiến trúc sư, nếu Kiến trúc sư không đóng vai trò là Người ra quyết định ban đầu. Khiếu nại của một trong hai bên theo mục 15.1.3.1 này sẽ được bắt đầu trong vòng 21 ngày sau khi xảy ra sự kiện dẫn đến Khiếu nại đó hoặc trong vòng 21 ngày sau khi nguyên đơn lần đầu tiên nhận ra điều kiện dẫn đến Khiếu nại, tùy theo điều kiện nào đến sau.”
Các điều khoản tiếp theo quy định rằng để yêu cầu bồi thường chi phí bổ sung hoặc thời gian bổ sung, nhà thầu phải đưa ra thông báo theo mục 15.1.3.1 nêu trên.
Đây là một điều khoản tương tự khác với thời hạn ngắn gọn hơn:
“Ngay lập tức và trong mọi trường hợp không quá mười (10) ngày kể từ ngày đầu tiên tin rằng một sự kiện có thể làm phát sinh hoặc dẫn đến Thay đổi do bất kỳ sự chậm trễ nào theo Thỏa thuận này, Thực thể Tư nhân sẽ thông báo cho Đại diện Chủ sở hữu bằng văn bản.
Thông báo phải xác định những khó khăn, nguyên nhân và khoảng thời gian trì hoãn dự kiến.
Việc không đưa ra thông báo đó theo đúng Mục 10.3 này sẽ từ bỏ mọi quyền của Thực thể tư nhân trong việc đưa ra yêu cầu bồi thường dựa trên sự chậm trễ đó. Thông báo đó sẽ là điều kiện tiên quyết để Thực thể Tư nhân có quyền theo đuổi bất kỳ yêu cầu nào về việc điều chỉnh thanh toán hoặc lịch trình dựa trên sự chậm trễ đó.”
Lập kế hoạch để giảm thiểu sự chậm trễ trong xây dựng
Lập kế hoạch hiệu quả là điều tối quan trọng trong việc giảm thiểu sự chậm trễ trong xây dựng vì nó đóng vai trò là khuôn khổ hướng dẫn về các mốc thời gian và sự phụ thuộc của dự án.
Thông báo chậm trễ thi công, về cơ bản, tiến độ xây dựng trở thành lộ trình của dự án, nêu rõ thời điểm các hoạt động cụ thể sẽ bắt đầu, thời gian dự kiến và ngày hoàn thành dự kiến. Vì nhiều hoạt động phụ thuộc vào việc hoàn thành các nhiệm vụ trước đó nên một lịch trình có cấu trúc tốt là điều cần thiết.
Trong bối cảnh các dự án xây dựng thương mại lớn, phương pháp đường tới hạn (CPM) thường được sử dụng để lập kế hoạch. Phương pháp này bao gồm:
-
Danh sách hoạt động toàn diện: Lập danh sách chi tiết tất cả các hoạt động và nhiệm vụ chính cần thiết để hoàn thành dự án.
-
Thời lượng hoạt động: Ước tính thời lượng dự kiến cho từng hoạt động.
-
Trình tự hoạt động: Xác định trình tự các hoạt động và xác định bất kỳ sự phụ thuộc nào giữa chúng.
-
Các cột mốc quan trọng: Thiết lập các mốc quan trọng hoặc sản phẩm bàn giao khi kết thúc mỗi hoạt động.
Đường quan trọng, một thành phần cơ bản của CPM, thể hiện chuỗi hoạt động liên tục dài nhất trong lịch trình. Bất kỳ sự chậm trễ nào xảy ra trên đường quan trọng đều có tác động xếp tầng, có khả năng gây ra sự chậm trễ cho toàn bộ dòng thời gian của dự án. Do đó, một lịch trình có cấu trúc tốt có tính đến sự phụ thuộc và các đường dẫn quan trọng là rất quan trọng để chủ động quản lý độ trễ trong các dự án xây dựng.
Những gì cần bao gồm trong một Thông báo chậm trễ thi công
Điều quan trọng cần nhấn mạnh là thông báo trì hoãn khác với yêu cầu bồi thường; thay vào đó, nó đóng vai trò như một thông báo ban đầu về căn cứ tiềm năng để khiếu nại. Trong một số hợp đồng nhất định, việc bồi thường cho sự chậm trễ có thể phụ thuộc vào việc gửi thông báo chậm trễ. Vì vậy, nên gửi những thông báo như vậy một cách nhất quán bất cứ khi nào có sự chậm trễ.
Trừ khi có quy định khác trong hợp đồng, thông báo chậm trễ có thể được truyền qua email hoặc thư từ bằng văn bản và phải được chuyển trực tiếp đến bên ký kết.
Thông báo trì hoãn phải bao gồm ba yếu tố thiết yếu.
1. Chi tiết về sự chậm trễ:
Cung cấp một bản tường thuật ngắn gọn giải thích các sự kiện dẫn đến sự chậm trễ và tác động của nó đến dòng thời gian của dự án. Bao gồm thời gian trì hoãn ước tính nếu có.
2. Chi phí hoặc tác động tiềm ẩn của sự chậm trễ:
Nêu rõ ràng mọi chi phí hoặc tác động bổ sung có thể thấy trước do sự chậm trễ. Điều này sẽ bao gồm các chi phí liên quan đến lao động, vật liệu, thiết bị và chi phí chung. Nếu dự kiến sẽ gia hạn lịch trình, hãy cung cấp dòng thời gian gần đúng.
3. Bằng chứng hoặc bằng chứng hỗ trợ cho yêu cầu bồi thường:
Bao gồm tài liệu hỗ trợ để xác nhận nguyên nhân và hậu quả tiềm ẩn của sự chậm trễ. Bằng chứng này có thể bao gồm các bức ảnh mô tả mọi thiệt hại, báo cáo thời tiết chính thức, hồ sơ liên lạc với nhà cung cấp hoặc nhà thầu, bản sao hóa đơn hoặc bất kỳ tài liệu liên quan nào.
Tóm lại, nắm vững nghệ thuật chế tạo một Thông báo chậm trễ thi công Dự án rất quan trọng để giao tiếp hiệu quả trong lĩnh vực quản lý xây dựng. Như được trình bày trong hướng dẫn này bởi APPMVN, việc hiểu rõ các loại chậm trễ, điều khoản hợp đồng và các thành phần quan trọng cần đưa vào thông báo sẽ giúp các nhà thầu giải quyết các vấn đề phức tạp một cách liền mạch. Chủ động liên lạc thông qua các thông báo kịp thời không chỉ hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng mà còn thúc đẩy môi trường dự án hợp tác và đầy đủ thông tin. Khi APPMVN tiếp tục cung cấp thông tin sâu sắc, chúng tôi khuyến khích các chuyên gia xây dựng tận dụng những kỹ năng này để nâng cao khả năng quản lý dự án và mang lại kết quả thành công.
