Đấu thầu gián tiếp đề cập đến quá trình mua hàng hóa và dịch vụ không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty. Điều này có thể bao gồm các hạng mục như đồ dùng văn phòng, chi phí đi lại, dịch vụ tiếp thị, nguồn nhân lực, dịch vụ chuyên nghiệp, dịch vụ thuê ngoài, giấy phép phần mềm, chi phí vốn, tiền thuê nhà, tiện ích, bảo trì và sửa chữa. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện về đấu thầu gián tiếp, bao gồm các lợi ích, phần mềm và công cụ cũng như những thách thức chung của nó.

1. Đấu thầu gián tiếp là gì?

Đấu thầu gián tiếp là quá trình mua hàng hóa và dịch vụ không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty. Những giao dịch mua này thường được thực hiện để duy trì hoạt động hàng ngày, thay vì để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ của công ty. Đấu thầu gián tiếp có thể được xử lý nội bộ hoặc thuê bên ngoài cho các nhà cung cấp bên thứ ba, tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của việc thu mua.

2. Các loại đấu thầu gián tiếp và ví dụ về chúng

Có một số loại đấu thầu gián tiếp, và mỗi loại có những đặc điểm riêng. Dưới đây là các loại đấu thầu gián tiếp phổ biến nhất và một số ví dụ:

1. Quản lý cơ sở vật chất: Điều này bao gồm các dịch vụ như dọn dẹp, bảo trì và an ninh.

2. Marketing: Điều này bao gồm các dịch vụ như quảng cáo, nghiên cứu thị trường và quan hệ công chúng.

3. CNTT: Điều này bao gồm các dịch vụ như phần mềm, phần cứng và viễn thông.

4. Dịch vụ chuyên nghiệp: Điều này bao gồm các dịch vụ như pháp lý, tư vấn và kế toán.

5. Du lịch và Giải trí: Điều này bao gồm các dịch vụ như vận chuyển, chỗ ở và ăn uống.

3. Quy trình đấu thầu gián tiếp

Quy trình đấu thầu gián tiếp bao gồm một số bước, bao gồm xác định nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, tìm nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. Dưới đây là bảng phân tích chi tiết hơn về quy trình:

1. Xác định nhu cầu: Bước đầu tiên là xác định nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ. Điều này có thể được thực hiện thông qua yêu cầu nội bộ hoặc bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử.

2. Tìm nguồn cung ứng: Một khi nhu cầu đã được xác định, bước tiếp theo là tìm các nhà cung cấp tiềm năng. Điều này có thể được thực hiện thông qua nghiên cứu trực tuyến, giới thiệu hoặc liên hệ với các hiệp hội ngành.

3. Đàm phán hợp đồng: Sau khi xác định các nhà cung cấp tiềm năng, bước tiếp theo là đàm phán hợp đồng bao gồm mọi thứ từ giá cả đến lịch trình giao hàng và kiểm soát chất lượng.

4. Quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp: Khi hợp đồng đã được ký kết, trọng tâm sẽ chuyển sang quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp. Điều này bao gồm giám sát hoạt động của nhà cung cấp, giải quyết tranh chấp và đảm bảo rằng tất cả các bên đều tuân thủ nghĩa vụ của mình.

4. Thông lệ Tốt nhất về Đấu thầu Gián tiếp

Để đảm bảo rằng quy trình đấu thầu gián tiếp diễn ra suôn sẻ, điều cần thiết là phải tuân theo các thông lệ tốt nhất. Dưới đây là một số trong những điều quan trọng nhất:

1. Xây dựng chiến lược đấu thầu: Nên có một chiến lược thu mua phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể. Điều này nên bao gồm các mục tiêu, chính sách và thủ tục hướng dẫn quy trình thu mua

2. Đấu thầu tập trung: Đấu thầu tập trung có thể giúp hợp lý hóa quy trình, giảm chi phí và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp.

3. Công nghệ đòn bẩy: Công nghệ có thể giúp tự động hóa nhiều khía cạnh của quy trình đấu thầu, chẳng hạn như khám phá nhà cung cấp, quản lý hợp đồng và phân tích chi tiêu.

4. Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp: Thường xuyên theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp có thể giúp xác định sớm các vấn đề và đảm bảo rằng các nhà cung cấp đang đáp ứng các nghĩa vụ của họ.

5. Lợi ích của Đấu thầu gián tiếp

Tối ưu hóa đấut hầu gián tiếp có thể có tác động đáng kể đến quản lý chi tiêu và tổng doanh thu của công ty. Bằng cách hợp lý hóa quy trình đấu thầu, các công ty có thể giảm chi phí, tăng hiệu quả và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. Một số lợi ích của đấu thầu gián tiếp bao gồm:

1. Tiết kiệm chi phí: Bằng cách tập trung đấu thầu gián tiếp và đàm phán với các nhà cung cấp, các công ty có thể tiết kiệm được chi phí và giảm chi tiêu không đúng quy định.

2. Tăng hiệu quả: Bằng cách tự động hóa quy trình đấu thầu và triển khai quy trình phê duyệt, các công ty có thể giảm các lỗi thủ công và tăng hiệu quả.

3. Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp: Bằng cách hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp và củng cố việc đấu thầu, các công ty có thể xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp bền chặt hơn và đàm phán các điều khoản hợp đồng tốt hơn.

6. Phần mềm và công cụ đấu thầu gián tiếp

Có một số phần mềm và công cụ có sẵn để hợp lý hóa quy trình đấu thầu gián tiếp, bao gồm:

1. ProcureDesk: Phần mềm đấu thầu dựa trên đám mây giúp các công ty tự động hóa quy trình thu mua, quản lý nhà cung cấp và theo dõi chi tiêu.

2. Fraxion: Giải pháp đấu thầu tất cả trong một giúp các công ty quản lý quy trình thu mua gián tiếp của họ, từ yêu cầu thu mua đến quản lý hóa đơn.

3. Approve.com: Nền tảng thu mua hợp lý hóa quy trình mua sắm, từ yêu cầu thu mua đến phê duyệt và thanh toán.

7. Đấu thầu gián tiếp so với Đấu thầu trực tiếp

Đấu thầu trực tiếp đề cập đến quá trình mua hàng hóa và dịch vụ liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty. Sự khác biệt chính giữa đấu thầu gián tiếp và đấu thầu trực tiếp là đấu thầu trực tiếp tập trung vào việc mua hàng hóa và dịch vụ được sử dụng để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ của công ty, trong khi đấu thầu gián tiếp tập trung vào việc mua hàng hóa và dịch vụ được sử dụng để hỗ trợ hoạt động hàng ngày của công ty.

8. Những thách thức thường gặp trong đấu thầu gián tiếp

Mặc dù có những lợi ích của đấu thầu gián tiếp, nhưng có một số thách thức phổ biến mà các công ty có thể gặp phải, bao gồm:

1. Phân mảnh: Đấu thầu gián tiếp thường có thể bị phân mảnh, với việc đấu thầu được thực hiện giữa các bộ phận và địa điểm khác nhau, dẫn đến sự thiếu hiệu quả và tăng chi phí.

2. Thiếu khả năng hiển thị: Nếu không theo dõi và báo cáo phù hợp, các công ty có thể không có khả năng hiển thị chi tiêu đấu thầu gián tiếp của họ, gây khó khăn cho việc xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí.

3. Chi tiêu theo nguyên tắc: Chi tiêu theo nguyên tắc đề cập đến các giao dịch mua được thực hiện bên ngoài quy trình đấu thầu của tổ chức, điều này có thể dẫn đến tăng chi phí và giảm mối quan hệ với nhà cung cấp.

9. Đấu thầu gián tiếp trong kỷ nguyên số

Trong những năm gần đây, việc sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp và các công cụ phần mềm kỹ thuật số đã tăng lên, khiến cho việc thực hành tối ưu hóa các phương pháp đấu thầu gián tiếp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Sự ra đời của nền kinh tế dịch vụ đã dẫn đến việc hợp nhất hoạt động mua sắm trực tiếp và gián tiếp với nhau, làm cho nhiều hoạt động mua sắm “gián tiếp” tạo ra kết quả khá trực tiếp. Tự động hóa quy trình đã phát triển thành một lĩnh vực trong kinh doanh hiện đại và theo thống kê, chính những công ty đó không đầu tư vào các giải pháp Mua sắm điện tử thường xuyên như họ nên làm.

10. Nhà cung cấp dịch vụ đấu thầu gián tiếp

APPMVN – Asia Pacific Projects là công ty đấu thầu gián tiếp đáng tin cậy cho các công trình xây dựng. Họ cung cấp một loạt các dịch vụ thu mua toàn diện, bao gồm lập kế hoạch mua sắm, đấu thầu và ký kết hợp đồng, quản lý hoạt động của nhà cung cấp và quản lý hợp đồng. 

11. Kết luận

Tóm lại, đấu thầu gián tiếp là một thành phần quan trọng của chiến lược đấu thầu nhằm tối ưu hóa việc mua hàng hóa và dịch vụ được sử dụng để duy trì hoạt động hàng ngày. Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, việc tối ưu hóa các phương thức đấu thầu gián tiếp là vô cùng quan trọng và các công ty nên đầu tư vào các giải pháp đấu thầu công nghệ để đạt được lợi tức đầu tư cao. Với sự chuẩn bị và hiểu biết đúng đắn về cơ sở nhà cung cấp, chuỗi cung ứng và mục tiêu kinh doanh tổng thể của bạn, bất kỳ công ty nào cũng có thể nhận ra lợi ích của việc đấu thầu gián tiếp, xây dựng hợp đồng tốt hơn với nhà cung cấp và trao quyền cho môi trường mua hàng tốt hơn.