Một văn phòng quản lý dự án, còn được gọi là văn phòng quản lý dự án, là một nhóm riêng biệt trong công ty cung cấp hỗ trợ quản lý dự án cho nhiều dự án khác nhau. Vai trò của họ là đảm bảo việc thực hiện các tiêu chuẩn và thông lệ quản lý dự án tối ưu, cuối cùng là hỗ trợ tổ chức tối đa hóa giá trị thu được từ các dự án của mình.

Văn phòng quản lý dự án là gì?

Văn phòng quản lý dự án (PMO) đề cập đến một tập thể, tổ chức hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn quản lý dự án trong một công ty. PMO chịu trách nhiệm duy trì tài liệu và số liệu của dự án và đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành trong khung thời gian và ngân sách được chỉ định.

Mục tiêu chính của Văn phòng Quản lý Dự án là thu được lợi ích từ việc tiêu chuẩn hóa và tuân thủ các quy trình, chính sách và phương pháp quản lý dự án. PMO có thể là đơn vị nội bộ hoặc bên ngoài và phải phù hợp với văn hóa và chiến lược của tổ chức để tối đa hóa hiệu quả.

Với số lượng ngày càng tăng các công ty nhận được lợi tức đầu tư tích cực thông qua PMO, mức độ phổ biến của các văn phòng như vậy đã tăng lên. Theo Viện Quản lý Dự án (PMI), gần bảy trong số mười tổ chức trên toàn thế giới đã triển khai PMO.

Sự khác biệt giữa Văn phòng quản lý dự án và người quản lý dự án là gì?

PMO đóng vai trò là cơ quan giám sát các dự án của tổ chức và bao gồm nhiều chuyên môn từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Thường bao gồm các chuyên gia về CNTT, lập kế hoạch, tài chính và quản lý rủi ro, Văn phòng Quản lý Dự án hợp tác để đảm bảo rằng tất cả các dự án đều phù hợp với các mục tiêu đã xác định của tổ chức. Mặc dù không phải mọi tổ chức đều yêu cầu PMO nhưng hầu hết sẽ cần người quản lý dự án.

Người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chung về việc kiểm soát và thành công của một dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Vai trò của người quản lý dự án bao gồm xác định mục tiêu dự án, thu thập dữ liệu, lập kế hoạch nhiệm vụ và quản lý tài nguyên, chi phí và ngân sách. Kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp tốt thường được yêu cầu đối với người quản lý dự án khi họ giám sát các nhóm từ nhiều khu vực chức năng phải cộng tác để đạt được mục tiêu của dự án.

Vai trò và trách nhiệm của PMO

Văn phòng Quản lý Dự án thường chịu trách nhiệm cung cấp hướng dẫn, tài liệu và số liệu liên quan đến thực tiễn quản lý dự án và việc triển khai trong tổ chức. Ngoài ra, Văn phòng Quản lý Dự án có thể tham gia vào các nhiệm vụ liên quan đến dự án và giám sát các hoạt động của dự án cho đến khi hoàn thành. PMO thường báo cáo các hoạt động, vấn đề và yêu cầu của dự án cho ban quản lý điều hành, đóng vai trò như một công cụ chiến lược để đảm bảo rằng những người thực hiện và người ra quyết định vẫn phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu kinh doanh nhất quán hoặc tập trung vào sứ mệnh.

PMO thường thiết lập các nguyên tắc, thực tiễn và quy trình quản lý dự án của họ dựa trên các phương pháp tiêu chuẩn ngành. Dưới đây là một số phương pháp quản lý dự án thường được sử dụng:

Agile: Phương pháp Agile phù hợp với các dự án đòi hỏi tốc độ, tính linh hoạt và phân phối sản phẩm liên tục cho khách hàng trong các chu kỳ ngắn được gọi là chạy nước rút hoặc lặp lại.

Waterfall: Phương pháp Waterfall giúp tăng cường khả năng kiểm soát trong từng giai đoạn dự án nhưng có thể ít thích ứng hơn với những thay đổi trong phạm vi dự án.

Scrum: Xuất phát từ việc hình thành các cầu thủ trong trò chơi bóng bầu dục, Scrum là một thành phần của khuôn khổ Agile. Nó liên quan đến việc cung cấp các sản phẩm bàn giao của dự án cứ sau 30 ngày và có thể nâng cao năng suất cho các nhóm làm việc đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp các nhiệm vụ ưu tiên.

Six Sigma: Six Sigma là một phương pháp được sử dụng để nâng cao các quy trình bằng cách loại bỏ các khiếm khuyết liên quan đến các sản phẩm hoặc dịch vụ không đáp ứng các yêu cầu cụ thể.

Ưu điểm của Văn phòng Quản lý Dự án là gì?

Văn phòng Quản lý Dự án mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc thực hiện các phương pháp và quy trình được tiêu chuẩn hóa. Bằng cách áp dụng cách tiếp cận tập trung vào các dự án, nó đảm bảo kết quả rõ ràng và nhất quán, chính xác. Điều này có thể dẫn đến giảm chi phí dự án vì PMO chịu trách nhiệm cung cấp các ước tính chính xác về thời gian, chi phí và nguồn lực. Sự giám sát do PMO cung cấp cũng giảm thiểu nhu cầu sửa đổi trong quá trình thực hiện dự án.

Việc có PMO đảm bảo rằng các dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức và đóng góp giá trị. Văn phòng phục vụ như một kho lưu trữ trung tâm của kiến thức đa dạng. Ví dụ: PMO có thể xác định những điểm tương đồng giữa các dự án và cung cấp thông tin cũng như nguồn lực cho các nhóm khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành dự án và tránh những nỗ lực trùng lặp không cần thiết.

Văn phòng Quản lý Dự án thường đảm nhận nhiệm vụ xác định và đào tạo các nhà quản lý dự án đồng thời cung cấp hỗ trợ chuyên môn. Điều này dẫn đến đội ngũ nhân viên được đào tạo tốt hơn, đảm bảo sự thành công của dự án và thúc đẩy việc giữ chân nhân viên.

Các loại PMO

Không có cách tiếp cận tiêu chuẩn hóa toàn cầu để phát triển PMO. Tuy nhiên, một PMO hiệu quả luôn phù hợp chặt chẽ với chiến lược tổ chức của công ty.

Một số tổ chức có PMO hỗ trợ hoặc tư vấn, biên soạn và lưu trữ thông tin dự án nhưng chủ yếu đóng vai trò tư vấn. Loại PMO này đưa ra hướng dẫn dựa trên những hiểu biết sâu sắc thu được từ các dự án trước đây. Nhiều tổ chức cũng có PMO dành riêng cho từng bộ phận, khu vực hoặc bộ phận.

Loại Văn phòng Quản lý Dự án có ảnh hưởng nhất thực hiện kiểm soát quản lý đáng kể và thực thi các tiêu chuẩn và thông lệ của tổ chức. Đây thường được gọi là PMO chỉ thị, đóng vai trò là cơ quan trung ương cho các dự án.

Việc thiết kế PMO để đạt hiệu quả tối đa phụ thuộc vào nhiều yếu tố tổ chức khác nhau, bao gồm các mục tiêu cụ thể, thế mạnh hiện có và mệnh lệnh văn hóa.

Về mặt lịch sử, có ba cơ cấu tổ chức chính cho văn phòng quản lý dự án:

1. Kho lưu trữ dự án: Mô hình này thường thấy ở các tổ chức trao quyền sở hữu dự án phân tán, tập trung vào hoạt động kinh doanh hoặc thiếu khả năng quản trị tập trung mạnh mẽ. PMO đóng vai trò là nguồn thông tin về phương pháp và tiêu chuẩn của dự án. Các nhà quản lý dự án tiếp tục báo cáo và nhận tài trợ từ các đơn vị kinh doanh tương ứng của họ.
2. Mô hình huấn luyện viên dự án: Mô hình này giả định sự sẵn sàng chia sẻ các phương pháp quản lý dự án giữa các bộ phận chức năng kinh doanh với Văn phòng Quản lý Dự án điều phối hoạt động liên lạc. Các phương pháp thực hành tốt nhất được ghi lại và chia sẻ, đồng thời hiệu suất dự án được giám sát tích cực. PMO trong mô hình này là một cơ cấu cố định với đội ngũ nhân viên tận tâm và chịu trách nhiệm giám sát tất cả các dự án.
3. Văn phòng quản lý dự án doanh nghiệp: Mô hình này có sự tham gia của PMO trong tất cả các dự án, bất kể quy mô, bằng cách kết hợp quy trình quản trị. PMO đánh giá phạm vi, phân bổ nguồn lực và xác minh các giả định về thời gian, ngân sách, rủi ro và tác động trước khi bắt đầu dự án. Nguồn tài trợ thường bao gồm sự kết hợp giữa phân bổ ngân sách trực tiếp cho các dịch vụ thiết yếu và phí dịch vụ cho các dịch vụ khác.

Dịch vụ quản lý dự án chuyên nghiệp của Asia Pacific Projects: Mang lại kết quả thành công

APPMVN (Asia Pacific Projects) là Văn phòng Quản lý Dự án (PMO) chuyên nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ quản lý dự án toàn diện. Với sự tập trung mạnh mẽ vào việc mang lại kết quả thành công, Asia Pacific Projects sử dụng các phương pháp đã được chứng minh và đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm để đảm bảo thực hiện hiệu quả các dự án. Với tư cách là một PMO, Asia Pacific Projects hoạt động theo các tiêu chuẩn và thông lệ quản lý dự án đã được thiết lập.

Dịch vụ quản lý dự án của Asia Pacific Projects bao gồm nhiều ngành và lĩnh vực, bao gồm giáo dục, khách sạn, cơ sở hạ tầng công nghiệp, quy hoạch tổng thể, y tế, tòa nhà văn phòng, khu dân cư phức hợp, trung tâm mua sắm, cơ sở thể thao, v.v. Họ có chuyên môn để xử lý nhiều loại dự án khác nhau, từ những dự án quy mô nhỏ đến những dự án lớn và phức tạp.

Công ty chú trọng vào sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả, hợp tác chặt chẽ với khách hàng để hiểu nhu cầu và mục tiêu cụ thể của họ. Bằng cách tận dụng kiến thức chuyên sâu về ngành và trình độ kỹ thuật của mình, Asia Pacific Projects đảm bảo rằng các dự án được thực hiện trong phạm vi, ngân sách và tiến độ đã xác định.

Để hỗ trợ các dịch vụ quản lý dự án của mình, Asia Pacific Projects sử dụng các công cụ và kỹ thuật hiện đại để hợp lý hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả và tạo điều kiện phối hợp liền mạch giữa các bên liên quan của dự án. Những thực hành này góp phần hoàn thành thành công các dự án, đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng.

Đối với các tổ chức đang tìm kiếm dịch vụ quản lý dự án chuyên nghiệp, Asia Pacific Projects là đối tác đáng tin cậy cung cấp sự hỗ trợ toàn diện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Với cam kết mang lại kết quả chất lượng cao, Asia Pacific Projects được coi là một PMO đáng tin cậy trong ngành.

Để biết thêm thông tin về Asia Pacific Projects và dịch vụ quản lý dự án của họ, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:

Vui lòng gửi thông tin hoặc yêu cầu cần tư vấn cho Asia Pacific Projects qua:

NGUYỄN THỊ HIẾU | Quan hệ địa phương

Số điện thoại: +84 918 331 489

Email: hieu.nguyen@appmvn.com